电子档案管理文件的可靠性

一、电子档案真实可靠性的属性及特点

1.电子档案的真实可靠性决定其本质要素。这点与传统档案相同，而传统档案的真实可靠性主要是通过档案载体直观地展示出来，其真实可靠性主要是通过存储载体形式的真实可靠度加以评判。档案载体成为判断档案真实可靠性的主要佐证，因为相对于电子档案的传统档案，任何更改都肯定会在载体上留下痕迹。而电子档案载体的多样性使得我们必须要着眼于其本质的要素。电子档案形态的特殊性，导致了一些特殊的要素出现，但它们并不是真实可靠性的决定因素。因此，电子档案的真实可靠性要求其本质要素始终保持不变，这一认知对于电子档案真实可靠性管理至关重要。

2.电子档案真实可靠性必须呈现于客户端输出形式特点。电子档案是大都以计算机二进制存储形式记录在磁盘或光盘等载体上，在整个存储过程始终保持着数字化形态。但是，这是不能为档案利用者直接读取的，只有借助于客户端设备显示的形态才能为人读取和理解，电子档案才具备实际的效力，并具有保存的价值。

3.电子档案的真实可靠性呈现复杂性特点。电子档案的真实可靠性远比传统载体档案复杂。传统档案信息和特定载体是密不可分的，载体已经就是档案的一部分，内容可以直接读取，档案文件的物理及逻辑结构会始终保持一致。而电子档案具有内容与载体之间可分离性的特点，这样电子档案的真实可靠性评估就需要综合考察。所以，电子档案要比传统档案复杂得多，其真实可靠性便也相应呈现出更多的复杂性特点。在建立数字档案环境下，加强电子档案的真实可靠性更有实际意义。严格地讲，在数字环境下，储存档案要真正保持原始档案不变只是一种理想状态，我们尽量做到的是保持复制档案的能力。所以，电子档案真实可靠性必须要求在档案复制过程中本质和属性不产生改变，与原始档案状态能够最大限度保持一致性。

二、电子档案真实可靠性面临的威胁

1.电子档案的信息内容极易被篡改和误改，甚至伪造，且可以做到不留下明显痕迹。造成虚假电子档案原因可能是病毒入侵、黑客入侵等情况；可能是档案管理人员自身误操作而导致改动；可能是软硬件系统方面的，包括系统差异性、软件漏洞和故障等，其中系统差异性是指处理、管理、利用文件的系统和文件形成系统之间存在差别。

2.电子档案的真实可靠性保证是陪伴其生命周期的连续过程，只有通过经常的更新和周期性的迁移，才能得以保存。然而，更新只有使文件的内容和格式要素完整的保存下来，这样得到的电子档案才能被认为是原始档案真实可靠的副本。相反，迁移也可再生档案文件的内容，但该文件的存储格式和外观则注定会发生变化，而且还有可能影响文件的其他组成关联要素，所以迁移必然会意味着一定程度的丢失。

3.电子档案与载体之间相分离，必然会使其存储信息的原始性和内容真实可靠性的衡量准则带有相对性。由于政治制度、司法制度和技术能力等的差异，导致各个国家和地区对电子档案的真实可靠性鉴定标准有较大不同的认知定位，故而对电子档案真实可靠性的确定具有相对性。

三、电子档案真实可靠性的保障措施

1.保证电子档案的原始性。保证电子档案信息内容的原始性是确立真实可靠性的基础，必须在电子档案产生时就要严格管理，坚决执行对所有操作记录的持续跟踪制度。主要方法可包括：第一，加强身份确认、数字信息记录、防病毒和黑客等技术保障措施；第二，详细著录电子档案生命周期中的各项元数据，包括各种操作行为，有效维护元数据信息；第三，健全、贯彻配套管理制度。

2.电子档案的日益多样化、复杂化和大众化，使得档案工作者在面临数字存储问题时，感觉不到丝毫的轻松。针对这一问题，许多国家提出了不同的保存方案，主要分为以下五类：保存最先产生或存储电子档案的原始技术；效仿原始技术，使之用于新的操作平台；对检索、传递和使用电子档案所需的软件进行迁移；把档案文件迁移至最新格式；将档案文件转化为标准格式。但是，这五种方法各有利弊，没有一种令人完全满意，因为距离远视技术和数据格式越近的方法，其真实可靠性越可信，而方法却越复杂，越不切实际。鉴于组合的持续目标管理方法一直以来都是档案界目前所追求的唯一电子档案存储方法，它提供了一个连贯的、全面的框架，可以根据不同的档案需求进行剪裁，通过对数字对象各类信息的提取，可以提供一个统一的但却具有高度适应性的方法，同时能满足处于不同阶段电子档案真实可靠性的保管需求。由于持续目标管理方法的种种优势，才使得长久保存电子档案，确保其真实可靠性，同时采用先进技术来管理、检索、利用和传递档案文件成为可能。

3.大量产生于不同年代、格式各异、互不兼容的电子档案与最新多媒体的、复杂信息系统产生的文件同时并存。因此，建立相关制度规则化和操作规范管理是保证电子档案真实可靠性的先决条件。主要包括：一，电子档案的法定程序和手续的真实性保证：审定、批办、归档等办理过程控制和相关手续的流程管理。二，应用电子签章技术，用于电子档案的批改、签发、办理、署名等。开发应用电子水印技术，防错乱、非法删改，保证电子档案信息的原始性。三，操作者接力管理技术，保证对电子档案的处理过程不出现失控或中断，以保证控制过程在时间上的连续性；四，建立以电子档案为记录单元的日志信息，作为电子档案的档案，留待真实性鉴定时调用。档案最独特的价值在于其既是事务处理的工具，又能够为形成它的社会活动提供证据和唤起相关的记忆。正因如此，人们在管理电子档案时的第一要务，必须是确保其真实可靠性。电子档案管理是一个深层的、复杂的问题，最大程度地降低电子档案风险等级，其核心是保障电子档案的真实可靠性；唯有保证电子档案的真实可靠性，电子档案管理系统诸多环节才会有实现的意义，电子档案才具备存在的价值。

作者：唐伟 单位：河北大学档案馆

相关专题：会计电算化舞弊的案例 浅析会计电算化论文