信息时代的档案管理

1、电子文件的内涵及特点

1.1电子文件的直读性缺乏，阅读与利用电子文件需要借助计算机设备才可以进行，计算机等设备缺少的情况下，电子文件就无法发挥它的真正价值，变成摸不着看不见的文件了。1.2电子文件具有可转换性，它随时可以向纸质文件转换。1.3可以相互转换电子文件信息的载体，在内容信息不改变的条件下能够转换信息载体；在计算机信息化条件下可以实现共享和传输网络，区别于纸质文件，在距离和时间上会受到较大的影响。1.4电子文件具有较强的对设备的依赖性。形成和处理电子文件都必须在计算机等设备的条件下才能够进行。因其对设备具有较强的依赖性和其具有破坏和丢失信息等特点，电子文件容易出现不可读的情况，电子文件难以保证能够在可准确提供利用的状态长期保持，不同于直观的传统纸质文件。1.5电子文件的不安全性。保存纸质档案的保护局限于静态条件下进行，与保存场地的温度湿度、空气质量相关。而电子文件在资源共享的条件下带来快捷方便的同时，也带来了信息的危险性。电子文件保存条件比较严格，不但要具备保存纸质文件的条件，在保存的过程中还要注意防变形、防磨损、防磁、防强震等问题。

2、管理和利用好电子档案的途径

因电子档案具有多种多样的技术依赖性以及提供利用方式，使得利用工作比较复杂。所以，对于电子档案来讲，加强其利用管理非常重要，要求必须从多个角度出发，通过多方面的密切配合开展工作。2.1为了使重要信息的完整性得以保证，建立“双套制”模式“双套制”模式就是指一起提交保存归档电子档案和纸质档案。对档案工作者来讲“双套制”管理模式是一项新的挑战，要求档案人员必须与时俱进，与时代步伐同步，掌握现代信息技术，对电脑及现代通讯技术要熟练运用，不然就难以开展文档形成和保管工作。另外，在实施“双套制”的过程中还有一个问题需要面对，这就是“双套制”档案的实行应该具备哪些条件，什么情况下不需要实行“双套制”档案。电子档案的管理手段应依据各个档案的内容及特点开展，对“双套制”管理有选择性地实行，从而在人力、财力、物力上才不会造成浪费，使重要信息的完整性得以保证。2.2安全保障机制要建立健全。依托于电子网络平台的档案信息化建设，最重要的一点就是对安全风险进行防范。安全保障机制建设必须加强，引起档案人员的充分重视，提到其警惕性，从源头解决黑客对信息系统的威胁，安全防护手段可以通过数据备份、身份认证、防火墙等手段实施。2.3电子档案归档制度建设应不断加强。各档案管理单位在电子档案管理规范的要求下，必须结合于本单位的实际情况，相应的建立一套有效的电子档案管理制度，对产生、收集、归档以及检查鉴定电子文件的过程加以规范，具有行之有效的作用,从而在工作中能够有章可循。2.4加强档案管理人员的保护意识，提高工作人员素质电子档案因其具有多种多样的提供利用方式及多重的技术依赖性，使得利用工作开展比较复杂。所以，档案管理工作人员的素质必须提高，加强对其管理，从思想上对档案管理工作的重要性要有充分的认识，从技术上对档案管理工作的安全性加以保证，实现最大限度的对电子档案信息进行利用，并能够可靠、安全、有效的保护这些信息资源。总之，需要具有强烈责任心的人员实施电子文件的制作和管理，必须提高工作人员的素质，培养他们忠于职守、认真负责、精益求精的理念，从而加强电子文件真实性、有效性、原始性的有效措施。

3、结束语

电子档案是信息条件下时代的产物，广泛利用网络技术会出现越来越多的电子档案，这是现代档案管理必须面对的。所以，电子档案的管理和利用必须安全、高效，必须与档案事业发展需要相适应，与本单位的客观实际要求相符合，从现实出发，从较高的角度着眼，实行科学化管理，在安全可靠的条件下更全面的、更广泛的发挥电子档案的作用。

作者：洪诗锋 单位：二龙山水库管理局

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