[摘要]电子注册给各类毕业生、学校和用人单位带来许多便捷，但与此同时，操作不当，也会带来不少麻烦，甚至造成不必要的损失，随着高校招生量的日益增加，电子档案广泛的利用，如何做好电子档案的利用和管理已是我们亟待研究的重要课题。
[关键词]电子注册；信息来源；电子档管理；管理对策
[中图分类号]G641[文献标识码]A[文章编号]1674-6198（2016）02-0085-02
目前全国各县市省初、高中学生都已基本实现了电子注册和电子档案管理化，这要求我们高校要更进一步规范和严格学生档案管理。同时，电子档案管理系统带来许多益处，首先，杜绝了一些假学历、假文凭的泛滥，各级各类毕业生的合法权益得到保护。其次，可以节约许多财力和人力，解决了档案室空间不足、条件差、专业人员缺乏等。第三，可使任何学生、用人单位相关管理者不受任何时间、空间的限制，在不同地点、不同时间只需有一台联网的电脑，学生毕业后很快、很方便就可以在电子管理系统上查询到自己的电子注册的学籍有关信息，这样既节约了用人单位对毕业生学学籍核实的人力物力和毕业的等待时间，与此同时，毕业生也能充分的利用时间择业签约，达到了毕业生顺利就业和满意就业目的，特别是给毕业生和用人单位提供了双方的选择可靠的科学的依据和服务保障，保证了普通高等教育毕业生取得期盼已久的毕业证书的纸质档案信息。但方便、快捷、可靠的电子档案，也常常给学生和管理者带来许多烦恼，甚至对有些人造成不可过量的损失。有些学校由于人员、资金等问题，仍然在探索中使用，但只要认真学习掌握了电子档案管理系统，最终进入学信网。根据有关电子档案管理要求需注意以下几方面的问题。
一、填报录入信息来源的准确性
首先，录入姓名来源必须是第二代身份证，许多同学录入一代身份证是错误的，不能作为电子档案输入数据，还有许多同学把自己的姓名很随意填报，如同学填写自己的小名即小时候用名，姓杨叫军军，就填报信息填报了杨军军，但身份证、户口本上面本来叫是填写的是杨军；二是有些同学喜欢给自己起用喜爱名字，经常是今天自己的喜爱的明星，就仿用其名，如大明星周杰伦，他叫王杰伦，李杰伦，明天他又喜欢影视明星张嘉译，就起用名为赵嘉译等，这样造成填报电子档案的混乱，致使电子管理系统上查不到自己的真正信息，三是姓名使用同音字替代，出生日期农历、公历随意运用和混淆，与户口录入产生不相符等，必须与本人身份证和户口本信息数据统一才行。四是身份证尾号X的大小的错误，一定要按照公安部规定每个人的身份证号末尾必须大写X，不能用小写，有许多同学就是常常犯错使用小写的错误；五是名字的录入电脑软件不允许出现空格，如叫李亮名字，在录入时要求连续写完李亮，不能出现李□亮，这样就错了。不能为了好看，中间有意使用空格。六是有些家长为了给自己的孩子到异地找好一点的工作、学校、或者多购一套房、或者多分到一块地等就造假非法拥有两个或多个身份证，这样只能注册一个，其余的注册是无法注册的，必须按照公安部、教育部规定只能拥有一个身份证，才是有效的。六是电子档案中的电子照片也不能随便照一张相就随意上传，必须是教育部指定的新华社专业人员采集照相符合相关规定才能上传。七是学籍异动问题如学生进校后需要转专业、转学、休学、复学、留级、退学、等学籍异动情况要及时办理备案，否则本人异地无法登录或者注销的情况。
二、部门管理一体化
教务处、学生处、院(系)等与学生学籍管理直接相关的部门相互衔接，学生各门功课考试分数的登记、学籍异动情况、助学贷款、医疗保险、校园一卡通、奖惩及违纪情况的登记，要运用同一个软件，建立局域网，实行严格统一管理。
三、管理专一化
操作人员必须实现人手一台电脑或业务管理专用计算机，操作员要经过严格的专业培训，具有娴熟掌握技能和高素质管理人员。
四、电子档案管理系统的协调性
学生学籍管理与上级管理部门的资料有效地链接起来，可以快捷地统计在校学生有关信息，同时实现资源共享，使学籍管理信息化、科学化和规范化，也使学校更快更科学地管理学生，使学校管理走向全面电子化、信息化管理之路。
五、密码保密性
有许多同学往往设置密码有点太简单或太马虎，甚至不到六位数字，不按要求进行，容易泄密，经常出现被黑客盗用的现象给自己造成不可估量的损失。与此同时，管理人员要拥有密码，操作时要严格保守秘密，防止泄密等规章制度，造成后果者要追查相关责任人。其次，要配备大容量的U盘，备份所操作的数据，难以恢复，以免数据丢失，保证电子档案管理系统的安全运行。
六、电子管理的多功能化—学信网
学信网是学生电子档案管理高级系统网，也即中国高等教育学生电子管理系统信息网。学信网是教育部指定的电子政务平台，具有高校招生、学籍学历、毕业生就业和国家助学贷款学生个人信息一体化的大型数据平台功能，网上含有学历查询系统、学籍学历信息管理平台、高考信息平台、高等学校学生网上报名和录取检查系统、国家贷款助学学生个人信息系统、学历认证网上办公系统、就业频道等多套电子政务系统和社会信息服务系统。如何上学信网及注意的几个方面，首先，在网上搜索到学信网并进行登录。其次，点击学历查询进行个人信息注册，在查询时，输入用户用名、密码登录。接着点击注册并填写相关信息，得到验证码后即可查看到本人所需相关信息的电子档案。在操作时，往往自己的密码和用户名被遗忘时，可以先点击找回密码，按提示进行，你所要的密码和用户名就可以得到了。如果用户名更换，你可以点击账号和修改用户栏，即可得到你的用户名，如果操作时发现用户名失误，击账户及修改个人信息，即可得到正确的用户名。如果身份证号码被人注册，点击找回用户名。毕业证遗失后可以补办，补办时应注意几个方面。首先，要申请遗失，其次要上学信网截图打印，并带原学校证明到上级发证机关办理补办的毕业证。电子管理系统只要我们有效收集、管理和利用，就能为学校办公自动化、智能化管理强有力办公支持。如果掌握电子注册每个环节，并熟练掌握运用，同时，积极与管理人员配合，就能顺利解决电子档案中许多棘手问题。当然,目前运用电子档案管理系统的技术运用发展也还存在着许多不足问题和不成熟的问题,如网络的不安全问题,计算机故障问题,软硬件技术的更新,专业管理人员的技能低下等问题。因此,现阶段还不能完全摒弃，还需加强纸质档案作为一定的补充，以保证学生档案的不被丢失。为了保障学生快速继续升学和毕业分配服务，目前，最好实行学生电子档案与纸质档案并行的双轨并行,将二者相互利用，充分发挥二者优势,总之，只要我们仔细认真充分有利用电子管理系统，如何做好管理和对策，就能更好的真正实现学生档案科学化、现代化管理，更好的为教育教学、社会服务。
作者：杨晔雄 单位：延安职业技术学院
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