一、我国建设工程档案管理与利用服务中存在的问题
1．现阶段我国工程建设领域档案管理存在的问题作为社会主义国家，改革开放前，我国工程建筑企业以全民所有制和集体所有制经济为主。因此，企业的建设工程档案从形成、管理到使用，都是公有制下的运作行为。但是，改革开放后我国工程建设领域发生了翻天覆地的变化。其最典型的一点，就是建设开发单位、设计单位、施工单位以及设备供货安装等各参建单位，都由过去清一色的国有企业，变成了多种所有制共存下的国有、合资、私营等企业。尤其是“包工头”的出现，带来了层层转包等建设过程中的种种现象，对企业建设工程档案的形成、归档以及管理带来了巨大的冲击。在此情况下，相当一部分工程建设单位在经济效益和历史责任面前，都将注意力放在了经济效益上，而往往把看不到直接经济效益、但却记录着企业历史责任的档案抛掷一边，以至出现一些工程建设企业待到工程竣工时，才开始为结算而归档、为归档而造档、为造档甚至不惜做假的现象。在社会转型时期，一些企业的这种忽视档案工作的做法，使建设工程档案的完整性、真实性、准确性大打折扣，也给所建项目的后期使用与管理留下了极大的隐患。2．建设工程档案的利用服务仍停滞于被动状态档案管理业内常说要“拓展档案服务功能”、“变被动服务为主动服务”，但实际情况却是这些话至今仍然停留在文件和口头上。以城建档案管理为例，由于对涉及公共利益的城建档案是否应开放利用尚不明确，目前仍是按文书档案的保密与开放限制要求，在一定范围内提供查询利用。如按照有关查档规定，利用者必须持有有效证明才能查阅，如果一个普通市民不能提供产权证明或单位介绍信，根本无法查阅利用城建档案，哪怕他是想租用或购买某套房，想事先了解一下该房屋的户型结构等有关信息，或者是想查询自家门前的下水道布局情况，也都是无权查询的，更不要说想了解某公共设施的建筑安全状况等信息了。
二、城建档案管理部门开展“百年提醒”档案信息服务的必要性
1．建设工程档案管理部门开展“百年提醒”档案信息服务的必要性在我国社会转型时期，工程建设企业往往注重经济效益而忽视历史责任，而且在基本建设领域，伴随着建设项目产生和消亡的建筑公司比比皆是。因此，寄希望于这些“短命”的建筑公司去履行“百年提醒”的社会义务，简直是天方夜谭。当然，一方面，随着社会的进步与发展，我国也逐步涌现出一批有社会责任感的工程建设企业或企业家，但全社会的责任意识觉醒还有待一个漫长的发展历程。另一方面，从社会需求来看，随着城市建设规模的不断加大，各项基础设施建设不断完善，涉及公众安全的公共建筑、各种市政设施、基础设施的使用和维护量不断加大，城市管理的难度也不断加大，城市管理部门和社会公众的城建档案信息需求也在逐步增加，而城建档案管理部门掌握着最为完整的城建档案信息，因此，由各级城建档案部门承担类似“百年提醒”的第三方档案信息服务是十分必要的。（2）各级城建档案管理部门承担“百年提醒”档案信息服务的优势随着时间的推移，工程建设企业可能会重组、转行、甚至破产消亡，其主管部门也可能会在机构改革中发生调整和变换，但无论如何发展，其档案都会按照有关规定作为原始凭证源源不断地流向、保存在相应的档案馆中，使档案馆成为拥有最为齐全完整的城建信息的部门。在这种客观现实面前，充分利用城建档案信息资源，建立涵盖城市建设项目各类信息及涉及公共安全的数据库和信息预警机制，为社会提供“百年提醒”类的第三方公共信息服务，城建档案管理部门具有无可替代的资源优势。
三、城建档案管理部门承担类似“百年提醒”的第三方档案信息服务设想
城建档案管理部门若要开展类似“百年提醒”的第三方档案信息服务，应在做好日常性的档案收集、整理、保管、利用等基础业务工作的前提下，加强对工程建设企业的业务指导和监督，同时重点抓好以下两个方面的档案工作，为开展“百年提醒”服务创造条件。1．制定和完善更具可操作性的城建档案管理细则我国现有档案管理制度中，原则性要求较多，具有可操作性的细则类规定偏于薄弱。为此，应在国家层面的宏观管理框架下，制定和完善更具可操作性的城建档案管理实施细则，进一步明确城建档案的最终归属和流向，并对城建档案信息资源的整合和开发利用提出明确要求，落实“百年提醒”的责任和义务，真正变被动服务为主动服务，从而避免管理制度“高、大、空”和“新官不理旧账”的现象。2．结合“智慧城市”建设打造城建信息数据库，建立城建信息预警系统首先，应建立一套城建档案信息接收采集平台，在城建档案接收进馆时，借助平台同步采集和挖掘隐含在工程建设档案中的基本安全信息，将建设项目的设计使用寿命、涉及项目安全的设备、材料的安全期、维保周期等，如电梯、幕墙、消防设施、电气设备和管线布设等与建筑物安全使用密切相关的信息，全部纳入城建档案信息数据库。其次，挖掘、采集、编研现有馆藏档案中的相关信息，并将其输入城建档案信息数据库。第三，在做好城建档案信息数据库建设的基础上，建立与城市应急管理部门、城市建设规划部门等的信息联动机制，联合创建公共设施和城市安全信息预警系统，在科学界定信息保密范围后，揭开城建档案信息的神秘面纱，以适当的方式向有关部门和社会公众主动提供利用服务。
四、结语
在建筑质量和安全隐患日益受到相关部门和社会公众关注的今天，外国企业的两则“百年提醒”警醒了我们档案人员，我国各级城建档案管理部门和基本建设企业档案管理部门，应充分挖掘工程建设档案信息资源，在档案信息化服务中充分利用所掌握的档案信息资源主动为社会提供档案信息服务，这是时代发展的需要，也是档案管理部门服务经济工程项目管理社会发展、进一步赢得社会认可的应有选择，我们期待着这一设想的早日实现。
作者：陆琴 廖玉玲