1系统分析
本系统中工作协同体现在很多方面，首先工作流程就是一个最典型的工作协同的例子，多个部门、多个办公人员按照规定的工作流程完成同一件事情。其次如任务管理中工作任务的分配、执行、汇报以及最后完成，都可能是多个人员协调完成的过程。在这些协同工作的过程中还存在督办、催办流程，达到提高工作效率的目的［11］。同时，工作协同也可以指应用系统之间的协同，办公用户登录系统后通过信息集成可以获取到其它各应用系统中的相关信息。基于知识管理的协同办公系统是综合知识管理、协同办公的应用系统，其主要功能包括知识管理、公文管理、个人办公、信息集成及系统管理等。系统总体功能用例图如图2所示。
1．1知识管理
实现知识的表示与存储，为了给用户提供一个良好的学习和交流的环境，需要提供方便的知识搜索功能。知识库管理员首先设置知识类别，授权用户可以根据类别进行知识的添加，然后由知识库管理员进行密级和权限设置并发布，供用户查询以及为决策者提供信息支持。知识管理用例图如图3所示。
1．2公文管理
实现对收文的登记、办理、传阅、归档，发文的拟稿、审核、会审、签发、打印、归档等公文处理环节的管理以及对整个收发文流转过程的监控，可实现对流转的公文的催办、撤回、公文委托或者公文实例委托等，同时还必须对公文代码、公文模板进行设置，打印公文处理单［12］。公文管理用例图如图4所示。
1．3日常办公
日常办公包括行政通告、日志管理、日程管理、规章制度和任务管理等。行政通告允许发送校内行政通告和部门内行政通告;日志管理提供用户整理当天工作日志、总结工作经验，也可以对以往的日记进行补记，并设置查阅权限，方便上级快速了解下属的工作状况和工作效率;日程管理提供用户记录日程安排，方便用户管理日常的工作和事务，达到工作备忘的目的;规章制度由权威部门发布，方便教职员工查看学校各项规章制度;任务管理方便负责人或领导者对组内所有人员进行工作分配，监控组内人员任务完成情况，能对任务进行更系统化的管理，日常办公用例图如图5所示。
1．4信息集成
基于WebService的信息集成是将分散在其它应用系统中的各种信息集成到协同办公系统中来，使办公人员能更方便地获取其它应用系统中的信息，信息集成用例图如图6所示。通过各应用系统提供的服务接口，将其数据集成到OA系统中，如教师课表、图书信息、科研信息、医院体检信息、天气预报等，方便教师了解与自身相关的信息。与各系统的集成信息显示在各用户的个性化桌面中。
1．5系统管理
系统管理功能包括用户管理、角色管理、权限管理和模块管理4个子模块。系统中角色繁多，要实现对角色的增加、删除、修改和查询等。权限管理是采用基于角色的访问控制，它是实施面向企业安全策略的一种有效的访问控制方式。其基本思想是对系统操作的各种权限不是直接授予具体的用户，而是在用户集合与权限集合之间建立一个角色集合。通过角色管理来为每一种角色设置相应的权限。在用户管理中创建或者修改用户的时候为用户分配角色，该用户就拥有此角色的所有操作权限。用户的角色可以叠加。模块管理可以将系统功能划分为多个模块，每个模块可以包含如添加、删除、修改等权限。角色可以拥有不同的模块，每个角色登录系统后显示不同的模块。为确保管理系统的稳定，权限的设置仅有系统管理员可以设置所有相关的用户组权限，本系统根据相应的用户分为各种角色，如普通教师、公文办理人员、公文监控人员、行政通告管理员、知识库管理员、系统管理员等，系统管理用例图如图7所示。
2系统设计本系统
采用基于J2EE架构的MVC框架实现，其工作流管理系统采用JBossJBPM，它的工作流引擎JBPM是一个Java库，因此它能应用在任何Java环境。该系统主要包括知识库管理、公文管理、行政办公、邮件管理、制度汇编、电子简报、会务管理和系统设置等模块。
2．1系统架构设计
系统采用SSH［13］(Struts+Spring+Hibernate)开源框架来实现MVC设计模式，同时JBPM也是使用Hibernate来管理它的数据库，使得该框架与JBPM能更好地整合。以SSH框架为核心结合JBPM工作流技术所构建的办公自动化系统架构如图8所示，该图说明了框架中各层进行交互的工作过程。首先视图层中页面负责传送来自客户端的Http请求和接收响应，然后交给核心控制层来处理，控制层中的控制器负责接收来自ActionServlet的请求。ActionServlet中包括一组基于配置的ActionMapping对象，每个Ac-tionMapping对象都是到一个具体的Action处理器对象之间的映射。Action属于模型层，其中主要包括ActionForm，它用来把用户的请求参数封装成一个对象，并由ActionServlet转发给Action，在Action中对用户的请求进行处理。通常情况下会在模型层与数据库中间再增加一个Service层，由Action来调用Serv-ice中的方法进行数据操作，数据的操作使用持久层来完成，Action的执行结果根据ActionServlet返回给用户。
2．2系统功能模块设计
按照系统需求分析，将系统划分为11个功能模块，如图9所示。
(1)知识管理主要包括文档资料的管理、知识的录入、知识的审核、发布以及知识的检索查询。文档资料管理包括对系统中存在的各种资料，如规章制度、归档材料、工作日记等进行管理，它们都是知识管理中的显性知识，主要提供给用户查询功能，显示其标题、关键字、发布者、密级、分类、发布时间等信息，资料以pdf或者doc文档的形式提供下载和阅读;用户查询资料的权限等级要与文档资料的密级相等或更高，否则没有权限查看资料。系统中用户可以通过知识管理模块录入知识，它们可以是工作心得体会、经验交流、专业技术、常见问题解决方案等，以及其它相关知识。录入的知识通过知识库管理者审核后发布。
(2)公文管理是协同办公系统的核心部分，实现学校收发文的流转，最后分发归档，完成协同办公，实现知识的积累。每个用户登录系统后，可以根据公文查看的权限查看已流转结束的公文。对于公文办理，首先由公文拟稿人根据系统已经部署的公文模板进行公文拟稿(如发文、收文等)，填写公文表单，指定公文下一步操作人或者根据系统设定的下一步操作人进行流转，公文信息写入公文实例表中，其节点操作信息写入公文运行节点表。在办理公文时可以将该公文实例进行公文实例委托，或者在公文办理之前进行公文委托，公文委托设置完成以后，这类的公文实例都将进行委托。如果是公文拟稿人，可以对自己发起的公文进行催办，即给当前公文处理人发电子邮件或者短消息提醒，若公文没有结束，可以进行公文撤销处理，对已结束的公文则需要提出公文撤销申请，由公文监控人统一进行处理;如果是部门收文人在收文后，根据需要对公文进行回执。
(3)日常办公是用户平时工作的辅助平台，可以通过该平台发布和查看行政通告，撰写工作日记，查看学校规章制度，进行日程安排以及方便一个工作小组内的人员进行任务管理。
(4)信息集成是向用户提供透明的全局模式的信息，用户不需要关心数据的来源以及其内部结构，集成平台只需要负责处理用户的请求，并将处理的结果根据用户需要返回给用户，面向服务的体系架构(Service-OrientedArchitecture，SOA)［14］能够很好地实现这种需求。
(5)系统管理是对整个系统的部门、用户、角色、模块和权限进行维护，主要实现这些基本信息的添加、删除和修改操作。只有系统管理员具有该模块的操作权限。
3系统实现的关键技术
3．1知识地图
知识地图是一种同时包含显性知识和隐性知识的导航系统，既是知识管理系统的输出模块，也是显示不同存储空间内知识关系，以及进一步挖掘信息资源的方法［15］。知识地图在自动化办公系统的主要功能包括:
(1)提高知识查询的效率。企业单位中，发布的公文、规章制度、各类通告数量巨大，各类资源存放简单，缺少必要的联系。通过常规查询，例如关键字、标题名等，难以获得足够丰富的相关资源，往往需要反复查询并依靠用户的个人能力进行有效组合。基于知识地图的知识联系，对各类资源的概念描述，办公自动化系统可以实现搜索导航、模糊搜索等功能［16］。
(2)培育评估的功能。通过录入员工的个人信息，自评互评，所涉及的知识任务，用以描述知识的过程。例如，某个岗位的主要任务是什么，完成日常工作需要什么样的技能，获取技能的方法，在此基础上实现分享学习知识的功能。管理层可以通过知识地图的描述，在下达任务时，有针对性地分配给若干人或者若干部门。接受任务的人或者部门则可依照知识地图中的知识联系找到合适的知识或者获取知识方法快速完成任务。
3．2构建知识地图
知识地图的构成主要包括知识关联、知识分类、知识评估、知识输入以及知识输出(与知识地图相关的应用)几部分，如图10所示。图10知识地图的构成知识地图的构建分为以下几个步骤:
(1)以业务数据库、日志数据库的信息为基础，对数据进行转换，统一格式，对数据库内信息进行知识分类。
(2)完善知识标引。知识分类过程中，用以分类的类别名称可作为显性知识的知识标引。隐形知识因为其难以清晰表达的特点，所以可以通过系统提供的标准格式填写个人资料(性别，年龄，工作岗位，工作时间，主要负责项目，完成过的项目等)、自评和互评(对所完成任务的评估)、管理层评价、系统自检等方式，收集知识。按照知识与人的关系，进一步对其进行分类，并以其分类时所使用的分类名称作为隐形知识的只是标引。
(3)在完成知识分类的基础上，插入元数据，完善知识数据库。
(4)知识分解，对知识标引进行更细致的划分，山西职称将抽象的定义描述分解为若干具体形象的知识单元。再将这些知识单元划分优先级，用以划分该分类中更为重要的知识单元。
(5)对不同存储位置的知识，例如跨部门或者跨学科的显隐性知识，依照其细分出的知识单元，选择相同或相关的知识单元，按照知识形成的规律进行关联。
作者：钟露明 单位：南昌大学图书馆