教学档案管理中云计算技术探索

一、云计算技术概况

云计算技术是互联网技术和信息产业快速发展的产物，是并行处理和网格计算、效用计算等技术的进一步发展，是一种共享的网络交互信息服务模式，能够向网络用户提供硬件服务HaaS(hardwareasaservice)，软件服务SaaS(softwareasaservice)，基础构架服务IaaS(infrastructureasaservice)、数据资源服务DaaS(dataasaservice)，可配置的平台服务PaaS(platformasaservice)及存储等各种服务，用户可按需向云计算平台提交自己的数据访问需求。从根本上讲，云计算就是信息数据储存在云端，服务和应用也储存在云端，利用数据中心的强大计算能力，实现用户的按需服务，用户只需关心云所提供的服务，不需要关心和管理云数据中心的软硬件系统[2]429。云计算系统中的软硬件资源，以分布式共享的形式存在，能够动态扩展和配置，通过网络服务的方式提供给用户。云计算具有以下特征：（1）超大规模。拥有大规模数量的服务器，具有超强的计算能力。（2）虚拟化。云计算可看作是一个虚拟资源池，支持用户在任意位置，只要一台笔记本或手机就可通过网络获取所需的服务。（3）高可靠性、通用性和高可扩展性。使用数据的多副本容错等技术措施保障服务的可靠性。分布式数据中心将云端的信息储存备份到地理位置相隔离的数据库主机中，用户自己也难以得知数据信息准确的备份地点，使网络黑客和病毒的攻击失去目标，提高系统的安全性和容灾能力[3]236。“云”计算是通用的，不针对某一特定的应用，同一个“云”可同时支撑各种不同的应用，保证用户随时随地访问所需要的服务，因而资源的利用率大大提高。当用户和应用规模变化时，云计算的规模可根据需求动态伸缩，以满足用户不同的需要。（4）自治性、按需服务，成本降低。云计算是一个自治系统[2]430，其管理对用户是透明的，系统的软硬件、存储能够自动配置，实现对用户的按需服务。用户可以像使用水电、煤气一样，按需使用云资源。企业或学校无须负担数据中心的管理，也无须费心基础设施的购置运维，因而提高了资金的利用率。[3]236

二、云计算技术在教学档案管理中运用的可行性

随着计算机网络信息技术、多媒体技术的广泛应用，校园网办公系统、教学管理系统在校内各部门的普遍使用，学校档案云平台构建的硬件配套设施、网络和软件应用环境日趋成熟。在校园环境中，教学信息数据中过于敏感或需保密的数据相对较少，因此可以减少校园私有云数据中心存储的信息涉及数据安全和个人隐私泄露的问题。随着高校教育信息化程度不断增加，教学管理和教学活动电子智能化、网络化程度大大提高，许多的教学管理活动和信息管理都在网络中进行，由此产生的教学档案信息电子化数字化程度也相应地增加，电子文档、多媒体、视频、影像资料大量产生，记载教学过程的海量教学信息对存储空间和存储模式提出了更高的要求。云计算技术为解决海量数据的存储与管理、搜索的问题应运而生，能够使数据更为结构化、智能化，因而有助于实现教学档案远程服务从数据、信息到知识的进化。

三、云计算技术在教学档案管理中的应用和意义

云计算具有超强的数据处理和计算能力，能够提供强大的数据储存和网络服务。应用云计算技术，进行教学档案资源的共建共享、有效挖掘和服务利用，有助于教学管理的规范化、制度化。通过云交换平台，实现不同部门之间的工作协同，提高各部门整体的工作效率，对于学校的教学工作有积极的促进作用。

1.利用云计算超大的存储空间和数据处理能力，实现数字档案的海量存储。随着教学档案信息化程度的增加，档案数据逐渐向声音、视频、文字、图像等多媒体方面拓展，数据信息存储量以爆炸式增长。通过云存储平台，教学管理人员、教师和学生可以高效、快速地存取各种软件、教学文件、表格、资料、优质课程视频、名师讲课录像等教学资源。另一方面，通过云计算智能化地优化分配档案信息，统筹整合，避免档案资源的重复冗余，便于教学档案资源的共建共享，有利于档案信息的数据处理和检索利用，从而实现海量教学档案信息资源的数据处理。

2.利用云计算实现教学档案信息资源共享。通过构建统一的云计算平台，将不同校区、不同部门分散的、异构的教学档案资源数据集成整合起来，连通网上各部门产生的教学信息资源，消除档案信息孤岛。通过云虚拟化技术，实现不同数据之间的相互转换。实现各档案部门之间教学信息资源的智能共享共建。利用云计算平台，围绕不同主题将档案信息中相关联的所有文档、图像、视频等信息资源整合分类，形成反映不同主题内容的专题档案。例如教学管理文档类，教学研究专项档案，教学信息如教师工作量数据库等。提供统一的访问接口，采用适当的访问协议和权限实现不同用户的按需服务，便于档案信息的提取利用，为领导决策、教学质量监控、教学信息查询、教学管理的规范化等提供有效的凭证和支撑材料，提高教学档案信息的利用效率，从而提高档案管理部门的服务质量和管理水平。

3.降低档案信息化建设的投入，减低管理成本。云计算虚拟化技术整合校内所有软硬件资源、虚拟服务器、闲置电脑等基础设施，虚拟为统一的资源池，通过高效的管理和调度实现资源的灵活配置和高效使用，提高了校内服务器的利用效率。云计算将数据、计算、应用等存储在云端，在云端完成数据的处理，这种借助客户端的服务模式对客户端硬件配置的要求大为降低，一台普通的计算机，只要能够通过网络连接到云，就能满足用户需求，降低了陈旧计算机等设备淘汰的速度。另外，云计算中对于资源的管理都集中在云端，通过云端的服务软件，维护人员可以统一在云端部署、配置和更新办公软件环境，统一完成病毒防御、抵抗黑客攻击等日常维护工作，降低了维护成本[4]80。

4.为教学档案信息用户提供快捷方便的服务。一方面，云计算技术能够体现以人为本的管理理念，满足用户对教学档案资源的个性化需求。云计算强大的计算能力和网络服务的通用可扩展性为档案信息资源的共享提供了良好的信息交互环境，帮助档案管理部门通过云平台的统计分析管理功能，及时了解用户需求信息，从而有针对性地提供个性化档案信息服务；同时，云计算平台能够整合各种服务技术和服务模式，提升档案信息的个性化服务能力，从而满足档案用户的个性化需求。另一方面，云计算技术提供统一的教学档案信息平台，将用户所需的教学资源都储存于云端。档案利用者不需在固定的空间和时间获取资源，只需一个能够通过网络连接到“云”的个人终端，如电脑、手机、iPad等，就可以随时随地获取、查询教学数据信息，完成相关的工作任务，不再受具体办公地点和固定的档案资源的限制，实现教学档案资源远程的信息和知识服务。5.降低档案管理人员的工作强度，提高档案管理效率。云计算服务模式下，云计算技术强大的数据处理能力使得信息管理简单化，云平台由专业管理人员维护系统软硬件，“云”另一端的档案管理人员无须花大力气维护基础设施软硬件，也无须担心因黑客或病毒攻击造成档案数据丢失。这样降低了档案管理人员的工作强度，有利于档案工作人员专心做好档案管理和服务创新工作。同时，档案管理人员应树立服务意识，更新知识体系和管理理念，加强学习，从档案管理员转变为“档案信息导航员”，成为“知识创新与创造者”[1]74，提高档案管理和服务水平。

四、云计算技术在教学档案管理运用中面临的问题

云计算改变了服务方式，但传统的安全模式并没有被颠覆。在云计算时代，原先由档案工作者保证的档案服务安全性，转变为云服务提供商来保证。云安全技术作为云计算技术的关键技术之一，主要体现在三个方面，即在云环境中，用户身份的合法性认证困难；保护基础架构的安全技术要求较高；数据和信息的安全保护问题，在用户访问的时候，要确保数据的保密性和完整性，不被他人随意阅读，也不被任何人随意篡改。这些问题都对云服务提供商提出了挑战。目前云计算技术的相关技术和工具还在不断地成熟和完善过程中，云计算技术在档案管理方面的应用也在探索过程中。档案具有封闭性、原始性、保密性等特点，面对云计算技术浪潮的冲击，在档案管理过程中，是否保留原有模式，融合新的管理模式，还有待于进一步思考。

1.用户的数据储存在云端，涉及数据的隐私性和保密性。教学档案中包含有许多隐私信息，如学生学籍档案，教师信息，教师个人质量评价结果等不便公开的教学档案信息。因此，档案管理部门应加强对教学档案的挑选、鉴定工作，确定哪些数据信息资源适合以“云”服务的方式进行收集、归档，检索利用，哪些数据必须在本地档案馆保存，保留在现有的档案管理模式中。将适合档案资源共享的数据放置于校园网私有云中，设定合适的访问权限，提供教学档案资源的查找、利用等服务。如网上精品课程，精品视频公开课，以及大规模在线开放课程（慕课）等优质课程资源库，便于学生的自主学习和教师的发展，为师生提供智能安全的个性化服务。

2.云计算技术在运行过程中存在着技术风险。（1）因黑客入侵、自然灾害、误操作、设备故障等原因造成云服务中断，数据恢复期间的数据安全和完整性不能完全得到保障，可能造成数据信息损失；（2）由于云计算中，用户数据存储在云中，没有固定的存储区，因而在非法入侵或灾难发生的情况下容易造成数据失真，包括黑客入侵引起的数据篡改和不可抗力引起的数据丢失，这对具有凭证和证据作用的档案真实性提出挑战；（3）因未加载数据安全措施如数据加密技术等引起敏感信息泄露，对档案数据的隐私性和安全性造成威胁[5]。因而，档案工作者应密切关注云计算技术研究进展，理性运用云计算技术，在确保档案信息安全的情况下，极大地发挥云计算技术在档案管理工作中的优势。

3.安全问题。云计算环境下，档案信息面临的安全风险更为复杂，安全损失更大，对服务提供商的选择也存在风险。因此，必须采取有效措施保证档案信息的安全。（1）完善国家法律体系，严格选择云服务提供商；（2）采用先进的信息安全技术措施：如采用数据加密，防止档案信息数据被偷窃、篡改；采用VPN技术，通过身份认证、密码权限访问校园网，防止档案信息数据泄露；（3）制定并实施合理的数据安全备份策略。保证数据在受到攻击或丢失的情况下，能够快速启动高效的备份系统，保证档案信息数据能够安全恢复[6]26。（4）密切跟踪云计算技术等新的信航空机电论文息技术的研究进展，超前考虑档案信息化工作的未来前景，保证档案信息资源不因任何原因受到破坏、泄露和更改。

作者：严瑛 王卓平 单位：青岛大学医学院

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