企业档案管理收集工作探讨

一、企业档案收集工作的现状

（一）档案收集意识弱

具体体现在以下三个方面。一是许多领导只关心企业的经济效益，很少关心企业档案管理工作，似乎该部门的存在，只是一种摆设，没能充分认识到档案工作对企业发展的作用。二是档案管理人员由于不被重视，工作热情不高，长此以往也逐渐淡化了档案收集意识，只是被动坐收档案。三是基层部门更缺乏主动收集整理归档的意识致使部分资料原件及关键资料散落丢失。

（二）归档文件不齐全

多年来这一问题一直严重制约着企业档案收集管理质量，一些企业只关心红头文件，不太关心其它文件的收集如企业在日常工作中所形成的调查报告、典型材料、统计报表、公证书、合同协议等；注重了行政职能部门的相关材料，而对生产、研发过程中产生的文件资料缺乏跟踪、指导。同时不少企业观念陈旧仅热忠于纸质文件的收集，对一些新型载体的档案，如照片、录音、录像、光盘、磁盘等的收集不够重视、不够熟悉，收集质量也得不到保证[1]。此外，一些重要的会议记录如党委会、办公会记录等以涉密问题不能归档而留存在有关部门。值得注意的是部分科技人员从各自利益出发拒绝移交档案，档案私存问题较为普遍。凡此种种不胜枚举。

（三）档案收集范围窄

企业档案收集部门除了对一定范围内的档案进行收集外，对于以下类型的档案还缺乏有效的收集：一是对突发事件的档案收集，如工伤事故、自然灾害损失、设备故障维修等；二是对会议档案收集，包括各种表彰、重要会议发言、经验总结等。三是对实物档案的收集，如奖牌、锦旗、字画等。四是电子档案信息的采集，这些资料大部分仍留在各相关部门并随时间的推移而丢失。五是新形势下归档范围也相应扩大，收集内容也在不断变化中。

二、档案收集工作的主要难点

（一）档案收集工作艰巨复杂

档案是企业经营活动的真实依据，信息资料不仅繁多，而且档案内容要求真实、及时、完整，使得企业档案收集工作艰巨而复杂。《企业档案实体分类法》中将企业档案分为党群、行政管理、生产管理、基础建设、职工档案、产品及科研类等，直接涉及到企业管理的各个方面，在企业档案资料中，一般科研项目及基建工程项目等专业性较强。因此，要做好档案的收集工作，除了需要一批高素质的档案管理人员之外，还需要企业的各个部门协同进行。

（二）档案收集工作保障机制不健全

虽然企业内部建立了档案管理的各项规章制度，但档案工作制度依然不够完善，还缺乏对档案工作监督和保障。部分领导存在着“重业绩、轻档案”的错误思想，这对企业档案部门进行立卷归档工作造成了很大的影响。

（三）档案收集工作面临着新挑战

随着计算机网络技术的普及，企业档案在办公自动化的带动下出现了大量以光盘、磁盘为存储介质的文件，使传统的纸质档案逐渐被多载体并存的形式所替代。新形式下，现代化的电子文档及档案收集的网络管理方式对传统档案收集工作带来了新的挑战，鉴定电子档案的真实性、电子档案多种多样的保存格式、软件的升级等问题都对企业档案收集工作带来了很大的困难。

（四）档案工作管理不力

由于档案不对企业产生直接效益，所以一些企业领导不太重视档案工作的建设，档案管理明显滞后。表现在收集阻力大、部门不配合、资料不齐全等。同时许多员工也缺乏档案知识，缺少处理相关业务的能力，不能有效收集保存有用的资料，各种资料随意丢放无人保管，无法保证收集到完整、全面、真实的档案资料，档案管理工作极为被动。

三、加强企业档案收集的措施

（一）加强“两法”学习，开展档案宣传工作

企业档案工作者应加强学习《档案法》和《企业档案管理办法》。在企业领导的支持和带领下，大力开展档案宣传教育工作，如举办《企业档案管理办法》的专家讲座、知识竞赛，经常开展档案立卷归档检查和评比工作等，结合企业的实际情况，将档案工作服务于各个部门、各项工作中，从而有效发挥档案存在的价值，让企业员工了解档案收集与管理工作的重要性必要性，自觉做到遵法守法，努力提高归档意识[2]。

（二）建立档案工作保障机制，确保档案事业健康发展

建立档案工作保障机制，应健全档案工作管理制度，遵循“依法治档”的管理办法，真正落实《企业档案管理办法》中提出的“把档案收集和立卷归档工作纳入企业的各个部门职责范围、把档案工作纳入企业整体的发展规划、企业在检查、总结及验收各项工作中，对档案工作也要进行检查、总结和验收。”同时，为加强企业档案服务，应强化行政制约措施并将档案工作纳入年终考核范围。

（三）提高档案管理人员素质，加强档案工作的监督指导

加强企业档案的监督指导能有效的保证档案收集的完整性和全面性。档案工作人员只有通过熟悉国家和企业关于档案收集工作的办法、原则、政策以及任务，及时更新知识，不断提高自身素质、业务能力及服务水平，才能更好的监督指导企业档案工作。同时还应充分掌握和了解对各个部门、各个阶段档案工作所存中的问题及情况，熟悉各种档案资料的作用及价值并主动下基层耐心细致地帮助各部门档案兼职人员提高业务水平。只有这样，上下联动才能促使档案更好地服务于企业的各项工作中。

（四）加强组织领导，改进薄弱环节

要改变企业普遍存在的档案工作管理不力的局面，企业领导必须高度重视，档案人员也应经常与部门领导沟通、汇报并将企业档案利用所产生的效益及时反馈给相关领导，让他们充分认识到档案工作的重要性和必要性，从而取得领导的支持和帮助。在此基础上应健全高效的档案管理网络组织并正常行使职能，同时一定要将档案管理制度真正落到实处。若企业管理制度形同虚设措施不能到位，档案的管理工作也无法跟上，也就很难收集到掌握在员工个人手中的重要档案资料[3]。尤其在遇到岗位调动、人员分流等情况下，一些重要资料往往被带走或直接丢弃，企业将面临重大的损失。

（五）创新档案工作服务机制，不断适应形势变化需求

企业档案收集工作是否顺利，关键在于档案部门提供档案利用的服务质量以及企业关于档案工作的相关制度保障。优质的档案服务可促使企业内部员工对档案的认知和热爱，从而促进档案收集工作的顺利开展。当前计算机网络技术、管理信息化、办公自动化的迅速发展，使档案收集工作在服务与创新过程中得到了技术保障。为此档案工作人员应加强档案信息现代化建设，努力实现档案收集及提供服务的现代化模式，其中包括建设档案全文数字化和建设档案目录数据库，从而为企业员工查阅档案提供更多的方便。此外，还应利用网络平台积极探索电子文档的收集与归档集中一体化管理，以实现企业档案的创新管理与服务。

四、结语

总之，档案收集工作是档案管理的起步阶段，其重要性非同一般，它关系到档案管理的整体质量。作为档案工作者理应承担起这副重担，以高度的责任感和事业心，克服档案收集过程中存在的各种阻力及困难，采取行之有效的措施，结合企业各自实际，努力探索新思路和新方法，使企业档案的收集与管理工作不断完善，推动企业档案管理工作健康发展。

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