第一篇：高校电子档案管理研究
摘要：电子档案是随着时代发展而产生的新型档案形式，在大部分高校处于起步阶段，发展尚不成熟。本文阐述了高校电子档案管理的重要性，分析了管理工作中存在的问题，并提出加强管理的若干举措，以期对我国高校电子档案管理工作提供有益参考。
关键词：高校；电子档案；管理；问题；举措
随着高等学校事业的不断发展，传统的纸质档案管理越来越不适应时代发展要求，也在一定程度上影响了高校各项工作的开展。信息技术的快速发展和广泛应用，催生了电子档案管理的产生。在高校中推行电子档案管理，将会大大促进高校档案管理工作的发展，同时也会给高校其他管理工作带来极大的便利。
一、高校电子档案
高校电子档案是指高校在开展教学、科研、学生管理、后勤管理等各类工作中产生的形式多样、具有一定保存价值和再利用价值的电子文件及相关的电子软件，如电子公文、电子报刊、电子音像等等。与传统纸质档案相比，电子档案具备以下几个特性：一是与载体的可分离性，电子档案可在保持内容不变的情况下被复制、修改或删除。二是对设备的高度依从性，电子档案依附于计算机等设备存在。三是保存条件的特殊性，电子文档易受磁场、湿度、温度等物理条件影响。
二、高校电子档案管理的意义
电子档案是顺应时代发展而产生的新型档案种类，高等学校启动并逐步推行电子档案管理工作，势在必行。1.有利于提高档案管理效率。随着高校办学规模不断扩大，各项事业不断发展，学校各级各类档案数量逐步增加，传统纸质档案管理工作耗费越来越多的劳动量，档案的归档和查询利用等各环节都不能适应时代的发展。电子档案的出现，能够有效破解档案管理遇到的发展瓶颈，大大提高工作效率，更好为学校发展保驾护航。2.有利于实现档案快捷利用。传统纸质档案依附于纸质载体，存储需要实地空间，对其分类归档不能达到理想化状态，查询利用也过多依靠人工。电子档案通过网络技术，实现了对档案更加精密化的分类，查询利用环节也更快更高效，使得档案的利用更为方便快捷。3.有利于提高档案管理的稳定性。与传统纸质档案管理相比，电子档案主要利用基于计算机的硬盘、u盘、内存卡等设备储存和传递信息，外界对其干扰性较小，使得电子档案存储的稳定性大为增强。
三、高校电子档案管理存在的问题
1.缺乏管理意识高校电子档案作为新生事物，对管理模式、管理队伍及技术条件都有一定程度的要求，很多高校特别是一些落后地区的高校在短时间内还不能接受，对其重要性的认识还欠缺，重视程度远远不够。2.服务对象受限很多高校虽开始推行电子档案管理工作，但多局限于个别部门，如党委办公室、校长办公室等核心行政部门，而对业务量大的师生业务口却难以启动。一是这部分电子档案的归档工作庞杂，在短期内难以上线，二是对师生的宣传力度也不够，没有形成迫切需求。3.技术水平落后由于高校对电子档案的重视程度不够，绝大部分高校档案管理人员对电子档案管理缺乏清晰的认识，也没有接受过系统的相关技能培训。而有的高校还未引进设备和软件用以支撑电子档案管理，或引进的设备不够先进，不能满足实际需求。4.归档工作不科学大部分高校虽已开始着手进行电子档案管理，但是归档工作颇为毛糙，缺乏科学性。往往把归档文件一锅端式的存储到既有设备中，期间不进行有效整理与鉴别。如此操作，容易将没有价值的档案予以归档，造成资源浪费，也会给查询利用带来诸多不便。5.安全性有待提高由于载体的特殊性，电子档案存在被复制、篡改甚至盗窃的潜在隐患，与传统纸质档案相比，其安全性有待提高。如电子档案使用网络进行传输，信息被拦截、窃取的可能性会更高。可见，电子档案的安全性急需引起高度重视，在管理环节应采取必要措施予以防范。
四、加强高校电子档案管理的举措
1.提高管理意识工作推行，意识先行。高校的领导及档案管理部门应大加强对电子档案管理的重视程度，出台电子档案管理相关制度及配套实施办法，实现对电子档案管理的制度化、常态化。同时要配齐电子档案管理相关设施设备，成立专门的管理队伍进行运作，从人力、物力、财力诸方面有力保障电子档案管理。2.提高服务效能服务效能是检验服务工作的重要标尺。提高电子档案管理服务效能，一是从服务主体入手，档案管理人员应主动创新服务理念，提高服务意识，真正让电子档案管理工作入脑、上手。二是从服务内容着手，管理人员要对服务对象的需求进行全面的调查了解，并不断创新服务类型，通过多样化的服务满足多样化的需求，着力提升电子档案管理服务的实效性。3.提高队伍专业素质加强管理队伍建设是加强电子档案管理的关键。管理人员不仅要对电子档案管理的重要性有充分的认识，同时还要具备良好的业务能力，包括计算机知识、档案业务知识及创新能力。一是管理人员要主动学习相关的专业知识和技能，不断拓展知识领域，提高综合素质。二是高校也应对管理人员进行必要的业务培训或提供进修机会。4.提高归档科学性归档工作是电子档案管理工作的先锋和关口，把好这一关，可以大大提高电子档案管理的科学性和实用性。在归档过程中，应避免“眉毛胡子一把抓”，要对档案内容进行有效鉴定和甄别，真正提取有价值的档案，再对备选文档根据其使用价值进行分类，以利于更好地查询利用。5.提高管理安全性安全性是档案工作的生命线。提高电子档案管理安全性的首要任务就是保证存储设备的安全，为此，一是存档计算机要做到专机专用，切勿掺和其他工作，并定期更新系统，确保其始终处于安全状态；二是要对档案进行备份，以备丢失后替代。三是要对网络进行高级加密，防止档案在传输过程中丢失或被窃取。四是采取有效措施对电子档案的管理系统进行安全防护。电子档案的出现是高校档案管理工作中的一次大变革，也是高校档案管理工作的发展趋势。电子档案管理，是一项系统工程。只有高校自上而下逐步推行，并从人力、物力、财力等方面予以充分保障，才能促使电子档案管理工作更加高效的开展。
参考文献：
[1]丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社,2000.
[2]杨大伟.浅谈高校电子档案管理工作[J].黑龙江档案,2014(4):97.[3]关芳.浅议信息时代高校电子档案管理[J].经济视野,2013(15).
作者：武建明 单位：内蒙古师范大学校长办公室
第二篇：高校体育档案管理发展策略
摘要：在各高校的体育教学教研活动和管理过程中，体育档案是必不可少的反映学生真实情况的记录，是学校档案的重要组成部分。随着教育体制的深化改革，运用科学、有效的管理手段，充分发挥档案的应用价值和作用，成为我们工作中遇到的新问题。为此，就高校体育档案管理的意义和发展策略进行了初步探讨，希望对今后的工作有指导作用。
关键词：高校体育工作；体育档案；发展策略
１高校体育档案管理的意义
教育的重要意义在为社会、为国家培养德智体全面发展的社会主义接班人，因此，体育教育是全面落实素质教育的重要组成部分。近年来，国家相继出台了一系列关于高校体育教学方面的法律法规。例如《大学生体育合格标准》、《体育法》等，都强调了高校体育的重要地位，在体育教学中落实“认真落实健康第一的指导思想，增加学生体质。”这些法律法规的提出，体现了国家对高校体育的重视，在这种情况下，也对高校体育档案管理提出更高要求。体育档案可以反映高校体育教学的开展情况，为教育发展提供信息化参考和理论依据。
２高校体育档案管理的发展策略
２．１端正思想，树立正确意识，建立完善的体育档案管理制度
体育档案管理工作是高校基础性管理工作的重要组成部分，对高校各项工作的发展都有重要意义。因此，相关工作人员端正思想，树立正确意识，充分认识到档案管理工作的重要性和必要性，是做好档案管理工作的首要任务。相关机构应当承担起监督相关工作人员采集、整理、归纳总结档案材料的责任，保证体育档案管理工作的顺利进行。目前，高校体育档案管理制度不完善，导致各项管理工作没有正确的制度作为依托，因此，高校体育档案并没有发挥其应有的作用。建立完善的体育档案管理制度，涉及工作的各个方面，从体育档案的采集、归纳整理到归档、借阅、管理人员的奖惩和考核等，内容广泛且重要。完善、健全的体育档案管理制度将有效的指导各项体育档案管理工作，使各项工作有据可依，有章可循。建立完善的体育档案管理制度，还需要依托在科学的管理模式之上。高校的体育部门不能作为体育档案的管理处，体育档案应该由学校档案部门统计监督管理，设立专门的体育档案室，配备具有专业管理经验的管理人员，提升档案管理人员的专业素养。同时，学校专业的管理人员应该对体育老师、体育部门的档案收集行为进行指导，要求他们按时、按量、保证质量上交档案到档案室，保证高校体育档案管理工作的顺利、有序、科学的进行。
２．２构建全面的体育档案内容体系
构建全面的体育档案内容体系应建立在各高校体育工作的实际情况中，体育档案的内容非常广泛，包括国家下发的关于高校各项体育工作的相关法律法规和指导思想，高校体育工作的内容规范和制度，体育老师的教师素质情况、教学内容、课时安排和计划，高校的体育经费投入和体育科研成果，高校举办的各项体育竞赛和相关活动情况。这些都是比较宽泛的内容，在此内容上，高校应该细分出众多目录和子目录。高校体育档案的内容的建立形式不应有所局限，视频资料、文字和图片等都可以作为档案内容的形式，通过运用多样化的记录形式，建立全面的体育档案内容，充分发挥体育档案对体育工作的指导作用。
２．３提高档案管理人员素质
档案管理人员的素质水平关系着档案管理工作能否科学、有效的切实进行，档案管理工作的信息化和数字化要求从业人员具有更高的文化素质和与时俱进的思想水平。因此，提高高校体育档案管理人员的文化素质是非常重要的。我国各高校目前的体育档案管理人员很少有相关专业出身，甚至有些学校的从业人员身兼数职，因此，培养专门人才，提高人员素质迫在眉睫。一名合格的高校体育档案管理人员，首先要具有良好的职业道德，认识到档案管理工作的重要性，有强烈的责任心。其次，具有不断学习和不断进步的学习思想。随着信息化的发展，档案管理人员不应墨守陈规，应该根据时代发展，不断学习新的知识和技术手段，不断的开拓思想，提升自己的管理水平和专业知识。在实践中不断学习进步，提高自己的业务能力、文化素质。掌握各项现代化的管理技术，促进高校体育档案管理的信息化和数字化。在学校方面，应该重视对档案管理人员的培训和培养，在更新硬件设备的同时，给以管理人员接触和学习现代化技术的条件，全面增加档案管理人员的素质水平。档案管理工作应该从领导层开始重视，开始转变思想，培养人才。
２．４加强与教学管理单位之间的联系
收集档案是一个耗费大量人力、物力、财力的过程，整个过程相当繁琐，会遇到很多意想不到的问题。因此，此项工作又对档案管理人员的协调能力提出很高要求。高校的体育档案管理部门应当加强和各教学单位收集材料人员之间的联系和指导，积极沟通、协调档案收集中遇到的问题，保证档案收集工作的顺利进行。
参考文献
［１］曾剑斌．试论普通高校体育档案的规范化管理［Ｊ］．漳州师范学院学报：自然科学版，２００７，（４）．
［２］江树香．对高校体育档案分级管理的思考［Ｊ］．成都教育学院学报，２００５，（０９）．
作者：陈琪 单位：山东大学体育学院
第三篇：高校音像档案管理问题及建议
【摘要】社会经济在不断的发展中，高校的不断扩张使师生数量持续增加当中，校园活动也相对增加起来，信息技术的发展推动着信息媒介不断的更新换代，导致音像档案数量在一定的时间范畴内不断地增加，因此对音像档案的加以保护应不断与社会的整体需求相适应，本文针对各大高校音像档案管理存在的问题进行深入探究，进而提出了相应的解决建议。
【关键词】高校；音像档案；管理问题；解决建议
高校音像档案按照媒介的不同可将之分为磁带档案、DV档案、DVD碟片档案以及硬盘档案等，其内容与高校的行政会议、教学记录视频、科学研究活动以及学生学习活动等有着紧密的联系，高校音像档案资料的准确性、客观性以及形象性能够有效的反映出高校的文化记忆以及学校的发展史，是纸质档案不能与之相比较的。但是现阶段，与音像档案的整体发展速度相比较，音像档案的管理措施相对较为落后，有待进一步加强。
一、对于高校音像档案管理存在的问题分析
（一）音像档案整体数量增多随着高校的发展速度逐渐加快，越来越多的高校开始逐渐设立两个或者两个以上的校区，甚至有的校区不在同一城市进行设立，促使学校的教学部门、行政部门、管理部门以及附属结构部门等数量持续增加，即使这些都与高校的整体发展有着密切关系，但是各个校区之间相对独立，相互干涉。高校的校区、院系、部门之间都在持续的产生音像档案资料，例如教师的教学材料、教师研发的科研项目、教师的成果发布；学生的实训基地资料、教学实验成果、社会活动教学档案等相关音像资料；院系领导会议的记录、院系决策记录；学校关于节假日庆典记录、相关人物来校访问记录；高校内院校的人事记录、财务报表以及审计清单等相关的音像档案都在持续增加。（二）新信息媒介平台以及记录方式相继出现唱片技术以及录音技术的推广应用，形成了现代化的声音记录档案；摄影技术的不断发展，又产生了照片档案；录像技术的应用以及推广使声音以及图像得到了有效的整合，进而形成了人们常见的磁带录像档案；计算机硬件的逐渐发展与进步，使档案存储由A盘到光盘到U盘到移动硬盘逐渐更新换代，尤其是手机具备的照相功能逐渐普及应用，使音像档案的流动性、便携性以及巨大容量性得到了进一步完善。（三）缺少存储音像档案的方法通常情况下，声像档案的载体主要是由感光材料、化学磁性材料等共同制作而成，这样的磁性音像档案及其容易受到环境因素、温度湿度因素、空气中含有的苯、汞、醛或者灰尘等影响，进而导致音像档案出现毁坏老化、磁带长霉、磁带变形、磁带扭曲以及磁带脆裂的问题，并且容易受到电场以及磁场的破坏，因此，对音像档案的存储条件的要求相对较为严格。
二、优化音像档案管理的有效方法
（一）采用多元化收集途径：运用先进的前端控制方式，主要包含教学科研部门、行政管理部门、校园网络部门、音像制作部门以及档案管理相关部门等，针对同一高校内的自动化办公系统应采用统一式的管理系统。将音像档案的整体制作形式以及规格进行相应的规划，将音像采用合理的方式将其分类、检索、处置、管理以及存取权限进行控制。（二）完善音像资料的管理技术以及管理程序针对音像档案的录制过程、编辑过程、索引过程以及技术处理过程等应进一步完善处理，将音像资源的格式进行合理的转化并且压缩之后，将其完整的上传并将之归档形成新的实体档案。管理部门应将一些相关的资料建立成一个文件夹，按照时间的先后顺序将该事件发生的始末有效的体现，并且采用音像形成在音像文件夹的内部备注出相应的文字说明以及备注信息。档案管理人员应将其编制出相应的目录，并将音像档案进行合理的分类，按照顺序进行上架，或者将其放入专门的档案管理专柜，方便工作人员进行查阅。（三）建立音像管理专用档案室，提供合适的保存条件针对事件发生的时间不同，其保存方式有着相应的差别，存储的媒介也各不相同，一些采用的是感光材料，一些采用的化学磁性材料，存储介质的不同，其相对应的保存条件以及保存方法也各不相同。首先，应将温度保持恒温，湿度保持在恒湿，通常情况下，应将温度控制在15摄氏度到25摄氏度的范围内，同一天内的温度差上下不能超出2摄氏度；档案室内的湿度应保持在40%到65%左右，在同一天内的变化上下湿度差不能超出5摄氏度。与此同时，应进一步做好档案的防尘措施、防光措施、防压措施以及防火措施等，包括一些容易不被关注的防消磁问题等。档案管理部门应进一步落实声像档案保管工作，建立起专门的音像档案管理存放室，避免出现档案由于发霉问题、消磁问题、粘连问题以及变形问题等导致音像档案资料被毁坏或者丢失等。除此之外，为了有效的预防音像档案资料丢失或者出现消磁的问题，管理部门应采用定期复制的形式对档案加以保护以及储存，进而确保档案能够完整的保存并被合理的利用。
结束语
综上所述，声像影响作为高校档案较为关键的组成部分，能够有效的记录以及生动形象的将高校的发展历史进行充分的反应。现阶段，我国的各大高校经历着持续发展的阶段，档案馆内应建立起较高的责任感以及使命感，进一步将声像档案管理中存在的诸多问题加以解决，进而不断地强化地方高校音像档案管理制度。现代社会正在跨入“信息时代”，学院也会在长期的发展中产生越来越多的音像档案。为了适应学院音像档案工作需要和档案事业发展，学院首先要尽快完善和修订本校音像档案管理制度，其次要加大对档案人员的学习和培训力度，普及音像档案知识，使其能够跟上音像档案当今发展的步伐。
参考文献
[1]严悦.高校音像档案管理问题及解决建议[J].信息系统工程,2015(9):158,160.
[2]董瑞芹.关于加强高校档案管理的探讨[J].教育界,2013(16):11-12.
[3]李晓霞.对高校档案信息化管理工作的思考[J].黑龙江档案,2012(3):70-70.
作者：张俊英 单位：包头职业技术学院
第四篇：高校学籍档案管理问题的思考
摘要:高校的学籍档案是学生档案的重要一部分，对大学生具有重要意义，其中，记录了学生在高校生活经历。然而，当前，我国的学籍档案管理存在很多问题，应当采取有效的措施加以解决。主要对高校学籍档案管理问题进行思考，并且提出合理的措施加以改进以及完善。
关键词:高校;学籍档案;管理问题;思考
引言
学籍档案是学生入学到离开学校的具有参考价值的重要资料，学籍档案包括学生的健康记录表、毕业登记表、体育合格表等，并且记载了学生在高校的学科方面表现以及实践活动表现等，是学校对学生实行管理的重要手段。不仅如此，学籍档案也是毕业生向用人单位推荐自己的重要资料。因此，应当加强对学籍档案管理，针对当前学校学籍档案管理中存在的问题，应当采取必要的措施加以解决。
1学籍档案管理中存在的问题
目前，我国的大学的学籍档案管理存在比较多的问题，首先，档案管理缺乏规范性，以及系统性的管理。目前，我国高校的学籍档案管理工作没有切实可行的规章制度，从而导致相关人员在工作中不够用心以及管理缺乏严谨性。其次，档案的内容贫乏空洞。难以全面以及真实反映出学生的综合素质。学籍档案是学生的重要资料，应当将学生的情况全面以及真实反映出来，然而，当前学籍档案基本上千篇一律，没有真实反映出学生的特点。再次，档案缺乏完整性，当前的学籍档案缺乏完整性，填写学生档案的时候，用圆珠笔或者铅笔填写，从而导致字迹模糊，难以辨识。不仅如此，在填写过程中敷衍了事，很多重要事件没有填写。最后，缺乏后续管理工作，并且妥善保管以及开发。比如，由于保管力度不够，导致学生的档案丢失等问题。此外，档案管理部门对学籍档案缺乏深刻认识，往往只是收集以及整理档案，并没有深入了解档案管理的意义，没有促使学籍档案在教学管理以及学生就业上发挥重要作用。
2学籍档案管理水平不高的原因
2．1领导缺乏重视领导对学籍档案管理具有重要意义，由于领导缺乏重视，导致管理缺乏规范性。目前，我国的学校缺少专门学籍档案管理的部门以及专项固定经费，此外，学校领导对学籍档案缺乏必要重视，从而导致学籍档案管理工作困难重重。档案的作用本身具有隐性、潜在性以及滞后性的特点，这也是领导对学籍档案管理缺乏高度重视的原因。换句话说，学籍档案管理的效益是长期以及潜在的，从而导致领导对此缺乏重视，进而导致当前的学籍管理水平较低。2．2管理人员素质低以及管理模式落后当前，学籍档案管理的人员素质偏低。管理人员呈现老龄化的特点，其中，管理人员的专业水平低是当前档案管理水平不高的重要的原因。此外，学籍档案管理信息量大、管理任务重，难以构建全面完整的学籍档案。此外，工作人员缺乏工作积极性，严重阻碍了当前的学籍档案管理向前发展。此外，管理模式以及观念等比较落后，随着当前的学生认识以及高校扩张，传统管理模式无法跟上时代发展步伐。
3学籍档案管理的主要特点以及作用
3．1学籍档案管理特点第一，学籍档案管理具有区别性，由于学籍档案管理属于人事管理重要组成部分，学校对在校期间的学生进行统一管理以及考核，并且将考核信息等制作成为具有参考价值以及保存意义的文件，这是和传统人事档案的区别之处。第二，周期性，学籍档案需要在大学保存4年之久，并且对学生的在校表现等加以记录，比如，每一年的体育成绩、各科考试成绩等。第三，广泛性，学籍档案不但包含学生的各科成绩，而且反映出学生在校期间的重要表现以及学习态度，是对学生的全面介绍，因此，具有广泛性的特点。第四，分散性，一方面是信息来源比较分散，学籍的档案材料分散于学校不同的部门。比如毕业材料在教务处，党组织材料在党委组织部门，录取名册以及奖惩材料在学生处等;另一方面是时间比较分散。学籍材料形成需要大量时间，从新生入学到学生毕业需要几年时间进行管理，材料也十分分散，如果不仔细管理很容易丢失。第五，保密性，由于学籍档案的内容包括学生姓名、生日、地址、社会关系、照片等，这些内容都属于学生们的个人隐私，应当进行妥善的保管，并且防止泄密，从而避免被不法分子所利用。相关档案管理人员应当强化保密意识以及改善保密方式，确保学籍档案的安全性。3．2学籍档案管理的作用学籍档案管理的作用主要包括以下几点:首先，学籍档案和学生有着十分密切的关系，通过学籍档案，可以对学生进行引导以及激励，从而对学生实现思想政治教育。其次，学籍是学生进入社会的重要文件，学生在校期间的表现都记录在学籍档案之中，通过学籍档案，方面对学生进行管理，从而保障学校的学习风气。第三，为学生就业服务，通常来讲，用人单位衡量学生素质以及能力的标准之一是学籍档案，因此，优质以及完整的学籍档案方便用人单位尽可能了解毕业生的个性以及特长。此外，学籍档案管理可以作为学校评价自身办学水平的重要参考资料。通常来讲，培养优秀的高素质人才并且促使学生快速毕业，是评价一个学校办学水准高低的重要指标。学籍档案，可以真实反映出学校的生源、专业冷热程度、毕业方向以及毕业生特点等。通过学籍管理，可以反映学校教学水平以及教学质量。对学籍档案进行管控，可以优化学校的课程以及专业设置，从而促使人才得到有效培养以及整合学校的教育资源。
4强化当前高校学籍管理的措施
4．1领导高度重视学籍档案工作是高校管理工作重要部分，并且直接反映高校的管理水平，因此，应当对学籍档案管理引起高度重视。档案管理工作具有保密性以及政策性的特点，因此，档案管理人员需要学习相关政策以及认识到档案在教学中的作用，从而增强学籍档案管理意识。首先，应当对档案管理人员进行专业技能培训工作，促使其深入了解档案管理的意识，从而在思想层面上认识档案管理的重要性。学校领导应当强化队伍建设，优化工作人员队伍。其次，应当加大对资金的投入力度，学籍档案不仅任务量大而且时间延续较长，这就要求场地大以及设备完善，学校方面应当加大资金投入力度，从而保障档案工作顺利完成。最后，优化管理团队，应当构建档案管理的相关不能，并且部门明确职责，保障学籍档案工作顺利开展。此外，学校的领导应当改变工作方式，并且把学籍管理工作作为重点任务。在开学的时候，由校领导出面，宣传学籍档案的重要性。不仅如此，学校应当开发档案的信息资源价值，整理学籍档案的潜在性信息，实施对人才的个性化培养。4．2规范档案管理制度学籍档案管理工作需要科学、完整以及规范的制度加以保障。其中，学籍管理应当制定技术标准、基础标准以及程序标准等，从而保障相关管理人员在收集、归档整理。管理传递以及核对检查过程中建立相应的制度，并且明确各个员工的具体职责，促使学籍档案的管理工作更为科学以及规范。各个部门之间明确自身责任以及义务，并且相互合作，改变档案管理各自为政局面。此外，做好学籍保存工作，对于学生的学籍信息，不应当随意进行更改。4．3加强人员培训以及队伍建设学籍管理工作由于具有比较强的服务性、政策性等，随着管理工作的不断完善，应当强化对相关档案管理人员培训。首先，在思想上，应当要求档案管理人员的作风正派，对于不正当要求应当予以回避以及对违法乱纪现象应当进行严肃的批评。其次，在业务上，由于学籍管理具有比较强的业务性，因此，相关工作人员应当熟悉工作流程，完善自身的业务水平，促使管理工作走向成熟化、高效化以及规范化。最后，在服务上，应当提升学籍管理的服务性。做到不摆架子以及服务热情，对学生的要求应当做到尽量满足。此外，在法律上，应当严格保密学籍档案信息，由于档案关系到学生隐私，相关管理人员不能私自泄漏学籍档案信息以及保障学籍档案的真实性以及可靠性。4．4建立学籍档案网络系统随着计算机的不断发展，应用先进的信息技术，建立规范以及完善的网络系统，对于提高学籍档案管理效率以及质量具有重要的意义，构建网络学籍管理系统，主要包括基本信息模块、成绩模块、信息管理模块等内容。此外，可以通过教育部以及招生部门的系统导入相关资料，简化工程流程以及节约人力成本，并且提升工作的效率。此外，学籍管理系统可以在网络上实现共享，从而方便学校以及学生查询相关学籍资料。
5结语
高校的学籍管理具有十分重要的作用，相关人员应当对学籍管理引起高度重视并且进行深入研究。针对当前学籍档案管理水平不高的问题，应当积极寻找问题出现的原因，比如，缺乏领导高度重视以及管理人员素质不高等，应当采取有效的措施加以完善，高度重视学籍管理、规范档案管理制度、加强人员培训以及队伍建设、建立学籍档案网络系统等。
参考文献:
［1］乐兰珍．对高校学籍档案管理问题的思考［J］．兰台世界，2007(10):47－48．
［2］钱泓霏．对高校学籍档案管理问题的思考［J］．科教文汇(上旬刊)，2014(10):185－186．
［3］杨旭东，李莹．关于高校学籍档案信息化网络管理的思考［J］．山西广播电视大学学报，2008(2):100－101.
作者：季轩 单位：内蒙古财经大学 国际合作与交流处
第五篇：高校基建档案管理活动的难点
摘要：在高校基建档案管理工作中，档案收集是基础，档案收集工作的质量直接关系到高校基建档案的质量和管理水平。由于诸多内外因素的影响，当前高校基建档案管理活动中收集工作存在一些问题急需解决。笔者针对当前高校基建档案收集工作存在的问题及难点进行分析，并提出针对性的建议。
关键词：高校基建档案；档案管理；档案收集
一、高校基建档案收集工作中存在的主要难点及问题
1.材料收集不齐全，缺失严重高校基建档案通常有专门的档案馆人员收集，这个过程需要与工程施工单位、工程监理单位、设计单位等诸多部门恰接沟通，但在目前缺乏足够有效、完善的基建档案各部门沟通机制的情况下，往往会造成档案材料收集不齐全的现象。此外，由于档案收集部门及人员在理解认识上存在偏差，导致他们认为只要工程建设成功并合格验收，各种投招标文件、合同及各种土地材料便失去了存档价值，而同时基建办则认为这些材料放在自己的部门更容易保管利用，最终造成材料收集不齐全的现象。2.基建档案分类管理错综复杂，无从下手基建档案具有其独特性，与其他普通档案相比较，基建档案的周期更长，而且基建工程项目的规模较大，从最初的设计到最终的竣工验收通常需要几年甚至更长。此外，高校基建工程项目在竣工后投入使用的生命周期也较长，一般会达到几十年甚至上百年，而在这个漫长的使用过程中，基建档案则一直具备一定的价值，需要伴随建筑物而保存和使用。正是由于基建档案的这些特征，使得其在分类管理方面错综复杂，给基建档案管理提出了难题和挑战。3.收集资料的载体形式单一随着科技的发展，现代科学技术被不断运用于档案管理中。在高校基建工程项目中，档案材料的载体已经不再是传统的纸质媒介，材料载体变得多样化。但目前高校基建档案收集工作，更注重纸质档案的收集，而不重视其他载体的文件，没有严格归档要求，造成基建档案载体形式单一化。
二、造成高校基建档案收集工作难点的原因分析
1.重视程度不高，质量与责任意识淡薄对高校基建档案管理重视程度不足是问题与难点的根本所在。在高校基建工程项目实施中，高校领导更多关注工程的进展状况、安全管理以及成本管理等，对基建档案的收集工作并不重视，甚至忽视了基建档案的作用和价值，使得在基建档案收集中投入的人力、物力与精力十分有限。2.制度不健全，缺乏约束力从高校当前基建档案管理制度现状来看，虽然已经制定了相应的基建档案管理制度和岗位责任制，但具体的实施细则不详细，尤其对于档案资料收集工作的相关制度与责任缺乏针对性，尚未明确具体的措施，对档案收集工作的计划、考核、责任范围等缺乏统一的管理。高校档案部门与基建工程部门之间相对独立，缺乏有效的监督和制约，导致基建档案收集工作中各自应尽义务难以落实，相应责任难以追究，进而导致资料收集不齐全、不完整的现象屡见不鲜。3.基建档案自身特殊性造成归档难高校基建档案具有较高的专业性，在档案收集中要求工作人员具备一定的档案专业知识以及基建工程专业知识，这给高校档案管理人员提出了较高的要求。基建工程项目工作人员由于缺乏相应的档案管理知识，而且人员变动较为频繁，进而造成档案收集工作不到位。此外，由于基建工程项目规模较大，而且建设及使用周期较长，这决定了基建档案具备成套性特点，同时其涉及面较广，各部门之间的关联性较高，任何一个环节出错都会造成档案资料收集不齐全。
三、改进高校基建档案收集工作的对策
1.建立健全管理体系，增强档案管理意识完善的制度是高校基建档案收集工作的基础保障，高校需将档案部门、基建部门各自工作内容、责任职责、在档案管理中应尽的义务等明确化、细致化、规范化、标准化、制度化，使基建档案收集工作“有法可依”。2.加强各部门之间的沟通交流高校基建档案收集工作中，档案法规、档案管理制度与规范的顺利推行实施是各部门之间建立良好沟通机制的先决条件，是保证基建档案能够顺利从基建部门进入档案部门的关键。高校档案部门在档案资料收集中应加强与设计单位、施工单位、监理单位、基建部门的良性沟通，建立有效沟通机制，相互理解和支持，鼓励他们主动将档案交到档案管理部门。3.运用制约手段做好“三同步”法律与规章制度是确保高校基建档案收集完整的有效手段，因此，需要在法律层面和高校层面制定相应的规章制度，用制度约束纪检部门与档案部门，常用约束手段包括行政手段与法律手段两种。此外，要确保基建档案的完整性还需要做好“三个同步”，即：一是基建工程项目与基建档案规划同步进行，二是工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行，三是工程交工验收与提交整套合格竣工图的验收同步进行。在基建工程实施与基建档案建设的过程中，档案工作人员需要跟踪收集工程项目的各个细节、各个环节，核实各种资料，并及时查缺补漏，以确保基建档案的完整性。
参考文献：
[1]梁梅.高校基建档案收集工作中的常见问题与改善策略[J].办公室业务,2016(13).
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作者：闫丽芳 单位：太原理工大学
第六篇：高校财务档案管理问题及对策
【文章摘要】财务会计档案管理是学校档案管理的组成内容之一。高校的财务档案应该保证真实性、完整性、准确性，但当前我国高校的财务档案管理工作还存在着许多的问题，一定程度上影响了财务管理工作的开展。
【关键词】高校；会计档案；档案管理
高校财务档案能够记录和反映学校的经济业务，对于学校的财务管理工作十分重要。现阶段，我国大部分高校的财务管理工作还存在财务档案管理意识淡薄、档案的鉴定销毁工作不及时等问题，严重影响了财务工作的正常开展，本文主要就高校财务档案管理的内容、存在的问题进行简单的分析讨论，并提出几点解决措施。
1财务档案的主要内容
财务会计档案主要包括四个组成部分，即会计凭证、会计账薄、会计报表及其它会计核算资料。其中，会计凭证主要包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等等；会计账簿主要包括明细账、日记账、总账等等；会计报表包括季度报表、年度报表、会计报表、资产负债表等等；其它会计核算资料包括银行对账单、会计档案移交清册、财务备份光盘等等。不同类型档案的管理期限、管理方法存在着较大的区别，下文主要就高校财务档案管理的工作流程进行简单的介绍。
2高校财务档案管理工作流程
高校财务档案管理主要包括档案接收、立卷、管理、查阅、销毁几部分内容。档案接收工作主要是在每年的第一季度开始，接收的档案主要是上年的各种会计资料，档案接收之前必须由交接双方分别清点档案内容，必须保证档案的完整性。档案交接完成后需要填写相应的档案移交清单，以便于后期的查询管理。档案立卷时必须参照移交清单根据时间、内容价值、数量、保管期限等等内容将交接的档案进行分类、编号、整理、组卷，并在档案管理系统中将档案的基本信息进行记录、审核、保存。档案库的管理工作对于保证档案的完整、无损十分重要，档案管理员必须保证档案库的清洁、干燥，市场部要对档案进行检查，防止档案受潮或被虫蛀，对于破损的档案应及时进行修补复制，此外档案管理还应做好防火防盗工作，避免档案损毁失窃。档案查阅时必须进行登记，档案复印应该经过相关责任人审批、复印人员必须保证证件有效，会计档案中如会计凭证等相关档案疑虑不得出借，特殊需要必须经过相关领导部门批转，并在查阅复印过程中由档案管理人员陪同。财务会计档案大多拥有一定的管理期限，比如，会计的原始凭证保存期限为15年，现金及银行存款日记账保存期限为25年，保存期满的档案应该根据相关程序进行销毁，档案销毁时必须注意，如果某项原始凭证已经达到保管权限，但没有结清债权债务或者涉及到其它未了事项，不得销毁。针对这一类的档案，应该进行单独立卷，直到相关事件完结才能销档。
3当前我国高校财务档案管理存在的问题
3.1财务档案管理人员编制不足、人员缺失要想保证财务档案管理工作顺利进行，完善的财务档案管理机制是必不可少的，但现阶段我国大多数高校的财务档案管理工作人员编制严重不足，导致财务档案的管理工作无法顺利开展，大量的财管档案没有按时归档。此外，财务档案的管理涉及到学校的多个部门，许多部门并不重视档案的收集整理，在一定程度上也加剧了财务档案管理人员的工作量。另外，保管期满的财务会计档案可以按照相关规定申请鉴定后进行销毁，但在实际的档案管理工作中，由于人员缺失等，导致许多档案都没有按规定销毁，大量的档案超龄存放，也会加大管理人员的工作量。3.2档案管理人员的专业素质参差不齐大多数高校的档案管理工作者都是由档案室的非会计人员兼职管理，他们缺乏专业的财务档案管理的相关知识，许多管理人员对于会计档案的分类方法、管理期限、销毁制度等等内容都不够清晰明了，导致财务会计档案分类混乱、资料真实性、完整性难以保证，销毁工作没有按时进行等等不良现象出现，严重影响了档案管理的质量。
4高校财务会计档案管理措施
4.1建立健全的财务会计档案管理机制为了保证财务会计档案的完整性、真实性、有效性，必须建立健全财务会计档案管理机制。结合学校的财务会计管理工作的实际情况，根据会计档案管理的相关法律法规，加强对学校现有的财务会计档案管理人员的专业培训，提高他们的专业水平，并积极招收专业的财务会计档案管理人才，完善学校财务会计档案管理机制。4.2制定完善的财务会计档案管理制度为了保证财务会计档案管理工作的有序开展，学校必须根据会计档案管理法律法规，制定完善的财务档案归档制度，安全保密制度、会计档案期满销毁制度等相关规章制度，保证档案管理人员在日常的管理工作中有法可依、有章可循，解决当前阶段我国高校财务档案管理混乱、会计档案销毁工作滞后、档案的真实性、完整性不足等等问题，促进财务档案管理工作顺利开展。4.3档案室硬件设备配备齐全档案室的环境对于档案有着十分重要的影响，因此，档案室硬件设施的配备必须齐全。为了保证档案室档案的安全，学校应该在档案室配备一定的防火、防盗、防潮等硬件设备，比如防盗门、空调、烟雾警报器、温度计、湿度计、灭火器、去湿机等等。此外，根据现阶段档案管理的实际需求，档案室还需要配备计算机、复印机、扫描仪等办公设备，为档案管理人员及查阅人员工作提供便捷。学校还可以积极的引入现代信息技术，使财务会计数据的处理传输实现自动化、电子化，使学校的财务档案内容更加丰富，以促进财务会计档案管理工作的科学化、现代化。
5结束语
财务会计档案管理工作有利于促进高校财务资源分配的合理性，对于高校的发展十分重要，当前我国高校的财务档案管理存在着较大的问题，学校必须重视财务会计档案管理工作，结合自身的实际情况，针对财务档案管理中存在的问题制定相应的管理方法，以保证财务档案管理工作顺利开展，从而充分发挥出财务档案管理的作用。
【参考文献】
[1]梁淑艳.高校财务档案管理中存在的问题及对策[J].财税会计.2011（12）
[2]李萍.高校会计档案鉴定销毁滞后原因分析与对策[J].机电兵船档案.2006（05）
作者：张立君 单位：江苏工程职业技术学院
第七篇：高校档案管理工作的策略
高校档案管理工作是高校建设过程中的重要环节，对高校文化体系的构建以及高校可持续发展具有重要作用。当前高校的档案管理工作还存在诸多问题，严重阻碍档案管理工作的有效开展，不利于高校的发展。因此需要加强服务意识，采取有效措施加强档案管理。
一、高校档案管理工作
高校档案涉及到学生档案管理、高校建设与管理信息以及高校自身的发展，管理的容量和类型繁多复杂。在科学技术不断发展的今天，对高校档案管理工作的要求也随之提高，需要档案管理工作能适应社会的需要，做到为高校发展和经济建设服务。通常高校档案管理工作具有科学化、专业化、规范化和现代化等特点。1.科学化。如果档案管理的指挥系统缺乏协调统一性，工作制度及纪律不够严明，则无法保证管理的科学性。高校档案多源于不同文书处理部门，涉及多样化的内容和数量庞大的案卷，如果不能对其进行科学的分类管理，则会降低档案的利用效率，无法实现管理工作的目标。2.专业化。高校档案管理工作具有明显的专业特点，这一特点也是由高校自身所决定的。高校的主要任务是培养全面发展的人才，而档案管理在人才培养计划中发挥着重要的作用，这就需要突出教学管理工作，对高校的学科建设、教学质量和专业设置等特点加以准确把握，提高档案管理工作的针对性。3.规范化。档案管理工作需要以相关的规章制度作为保障，以便于日常工作的正常实施。因此，高校应建立和完善档案管理制度体系，制定科学的管理规定，由专门人员负责制度执行情况，确保档案管理工作的有序发展。4.现代化。随着信息化社会的到来，现代化管理手段被广泛应用于各个领域，这为档案管理工作的发展提供了机遇。在实际管理工作中，高校需要与时俱进，准确把握档案管理工作的特点，深入了解服务性质与工作任务，增强服务意识，提高管理水平，推动高校档案管理工作的良性发展。高校档案工作需要改变以往的管理模式，减少人为手工操作与重复劳动，建立数字化档案，完善档案管理信息系统，提高管理效率。
二、服务意识下高校档案管理工作的策略
1.增强人员的服务意识。要想保证高校档案管理工作的顺利开展，需要强化档案管理人员的服务意识，尤其是工作意识与责任意识。这样管理人员才能明确档案管理工作的重要性，了解自身的职责，提高主动服务的意识。强化管理人员服务意识，可以使其采用多样化的手段来缩短档案信息的查阅时间，提高管理工作的质量与效率，提供全面优质的服务，从而推动高校档案管理工作的发展。2.优化服务管理方式。高校档案管理工作需要与时俱进，不断完善和发展服务管理，创新服务思路，采用不同的服务方式来进行档案管理工作，如利用计算机网络技术来创新服务，强化工作人员的服务思路，提高档案管理人员对服务的认知，选用先进的服务方式等。高校可以积极借鉴国外的管理方式，创建良好的档案管理氛围，完善档案管理工作中的服务管理制度，推动档案管理工作的良好发展。3.建立健全档案管理机制。由于高校档案管理是一个循序渐进的过程，其工作具有长期性和复杂性，需要建立健全档案管理机制，以此确保其规范化与科学化发展，有效保障档案管理工作的顺利进行。此外，传统的档案管理往往无法统一标准，致使档案管理工作难以顺利实施。因此高校需要建立科学而完善的管理标准，制定相关制度，保证档案管理和利用流程更加明确，促进档案管理水平的提高，为高校的档案管理和利用提供便利条件。4.加大资金投入，提高硬件水平。为了提升高校档案管理工作的质量与效率，还需要从实际出发，完善相关的服务设施。高校在开展档案管理工作时，需要结合自身的实际发展情况，加大资金投入，提高硬件水平，如档案资料的保存与消毒、档案库房的建设等。总之，只有满足相关的硬件条件后，才能合理运用理论化的服务思路，提高服务质量，保证档案管理工作的顺利开展。服务意识作为高校档案管理工作中的重要部分，是推动档案管理工作持续稳定发展的重要因素。在服务意识的影响下，高校档案管理工作面临着一系列挑战，需要高校强化工作人员的服务意识，优化服务管理方式，建立健全档案管理机制，加大资金投入，提高硬件水平。这样才能提高档案管理工作的服务质量与管理水平，保证档案管理的科学化、专业化、规范化与现代化，便于各项管理工作的顺利实施，促进高校档案管理事业的长远发展。
作者：周玉华
第八篇：高校档案管理失范及对策
摘要：现阶段，随社社会的进步与科技的创新，网络时代的到来，使得现代信息技术逐渐的渗透到了各行各业中，并对社会的各个方面产生了较大的影响。与此同时，在新的社会背景下，随着高校档案管理内容的增多，其管理的难度也越来越大，因此需要通过运用网络现代化技术，来促进档案管理效率与质量的提升。下面，本文就针对高校档案管理失范及对策进行简单分析，以供参考。
关键词：高校；档案管理；失范；对策
就针对于高校的档案而言，其往往牵涉到教学、管理以及科研等多项内容，也正因如此，档案管理的质量，对于高校的管理质量起着决定性的影响作用。从本质上来讲，高校的档案是其发展历程的一个重要见证，也是人才信息的重要载体，还是学生日后走向社会的一个重要凭证。不过，就针对于目前的实际情况来看，在各大高校的档案管理工作当中，还存在着失范的问题，并因此而对高校教育的发展产生了较大的影响与阻碍。
一、高校档案管理的重要性
第一，就针对于高校的教学与管理来说，档案管理发挥着重要的历史借鉴与参考作用。在高校的档案中，充分的记录着学校的实际发展轨迹，因此，其是学校的重要信息资源，对档案进行有效的管理，能够更好的帮助相关人员对高校的发展规律有一个深刻的理解。第二，从某种意义上来讲，高校的档案，能够直接当做相关教育工作的直接依据。作为学校教育工作中的一手资料，学校的档案充分说明了学校的全部活动与基本样貌，因此，其也是学校本身形象与精神的重要体现。第三，高校的档案，是其自身文化的一个重要组成部分。在高校的档案当中，对于高校的教育经验与科研成果等进行了详细的记录，其能够真实的反映出高校的实际管理水平。最后，就针对于学校的教育管理来说，高校的档案发挥着重要的激励与凝聚作用[1]。所以说，档案管理不仅和学校的文化建设密切相关，同时也决定着学校的日后发展情况，需要引起相关人员高度的重视。
二、高校档案管理失范问题分析
(一)失重问题
简单来说，我们所说的高校档案管理失重问题，指的就是对档案管理的投入少，使得管理人员的地位比较低。事实上，在大多数的高校管理中，其对于档案管理的机构设置都不够到位，并且对于人财物等缺乏必要的保障、就针对于目前的实际情况来看，大部分高校并没有建立起独立的档案管理机构，而是使用综合档案室，来进行档案的管理工作，再加上管理队伍专业素质较低，管理体制不够健全等问题，导致档案管理工作原本的重要性得不到充分的发挥，也因此影响了其自身的价值与效益。
(二)失衡问题
事实上，在实际的档案管理过程中，其所运行的管理法规与管理工作本身的要求还存在不相符的问题。其中，“木桶理论”就非常形象的解释了这个问题，如果用木桶盛水，其最终的盛水水平，是由最短的木板控制的，而在高校的教育管理当中，档案管理工作其是就是这个短板所在。不过，在许多高校中，其往往会过分重视“中心工作”，即专业课的教育，而对于档案管理不够重视，从而严重影响了高校的整体管理水平[2]。
(三)失控问题
通常情况下，在高校的档案管理工作中，其一直都处于一种被动的地位，并且，学校的校级层面通常很少参与到档案工作中。在这样的情况下，不仅会影响到档案的质量与水平，同时也会严重影响到档案管理部门的工作热情。此外，再加上管理人员自身专业能力的缺失，使得其往往不能够及时而又主动的去修订管理制度，导致制度一直难以完善，使得档案管理部门与其他部门之间的协调与沟通难以顺利开展。
三、高校档案管理失范问题的解决对策
(一)提高档案管理人员素质
从某种意义上来讲，高校档案管理的质量，往往直接取决于档案管理人员的素质水平。因此，如果我们想要从根本上来规范高校的档案管理工作，确保高校的档案能够发挥出其所具有的重要作用，就必须要严格重视对档案管理人员的素质培养。我们只有确保了他们的素质水平，才能够真正从根本上来提升档案管理的质量与水平。所以说，在日后的管理工作中，要求高校应当设定一个严格的考核制度，来加强对档案管理人员的录用考核，确保其所聘用的档案管理人员都是专业的知识人才。除此之外，要求高校应当进一步强化对在岗人员的管理与培训，并通过对其操作技能的强化，来确保档案管理工作的质量可以得到更好的提升。
(二)运用现代化档案管理方法
随着社会的进步与科技的创新，在新的时代背景下，现代科学技术的发展，也对高校的档案管理工作提出了全新的要求。为了能够更好的满足其在新形势下的发展需要，并且报高校的档案能够为高校改革提供可靠的信息，就要求其应该及时改变发展模式，来通过运用现代科学技术，促进档案管理工作质量的全面提升。例如，高校可以借助多媒体与计算机网络等方式，来进行网络化的档案管理。因为档案管理本身是需要院校的各个部门与院系之间密切合作完成的，所以说，高校应当进一步强化自身的队伍建设，强化工作人员的责任感与使命感，以此来推动全校档案管理的网络化发展。
(三)健全完善的档案管理体制
如果想要更好的应对档案管理的示范问题，就必须要建立一个健全的档案管理体制，并在体制中，明确各级领导与管理人员的责任，与此同时，要求高校建立起一个专门的工作委员会，来实现对学校档案的管理工作，在这当中，要求该机构必须要能够符合学校的整体发展需求，并且必须是一个独立的机构。此外，要求其建立起相关的档案管理网络，并确保该网络可以覆盖整个学校，通过运用定岗定责以及分级分层等相关机制，来明确各个岗位所应当承当的责任。最后，要求学校的档案管理机构应当加强与各个部门和学院之间的沟通，通过制定适当的管理办法，来促进档案管理工作质量的提升。
四、结语
总而言之，无论是对于高校的教育发展还是管理提升来说，档案管理工作都起着非常重要的影响作用。不过，就目前的实际情况来看，在高校的档案管理工作中，还存在着严重的失范问题，因此，为了能够更好的促进高校的教育管理，就要求学校领导必须要强化对档案管理工作的重视，提高档案管理人员的素质，推动档案管理得现代化建设，通过健全档案管理体制等形式，来促进档案管理价值的充分发挥。
参考文献：
[1]贾文丽,田静萍,王琪.档案管理失范对档案统计工作的影响及对策研究[J].云南档案,2013,12:38-40.
[2]王丽华.高校档案管理“失范”分析及解决途径[J].管理观察,2015,02:127-128.
作者：苗丽芹 单位：山东广播电视大学
第九篇：高校档案管理优化路径
摘要：大数据时代，高校档案数据具备规模巨大、多源异构、价值密度低及处理迅速等基本特征。档案大数据对传统档案管理观念、管理技术、数据安全和人才需求提出了新的挑战。
关键词：大数据；高校；档案管理；路径优化
随着云计算、物联网技术的发展，人类社会不可逆转地迈入大数据时代。在大数据背景下，“一切归档”的档案理念正在进入人们的视野。档案大数据给高校档案管理带来了前所未有的挑战，如何优化高校档案管理已成为一个迫切的话题。
一、高校档案大数据的基本特征
档案大数据，是指涉及档案的规模巨大到无法在一定时间内用传统的常有软件对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合。大数据时代，高校档案数据具备大数据的基本特征。1.档案数据规模巨大大数据时代，高校管理各业务系统产生的一切具有保存价值的文件、数据、视频、实物等都能构成档案信息。在传统档案收集范围之外，新的基于信息系统形成的电子数据成爆炸性增长。另外，随着档案信息化进程的推进，大量的馆藏实体档案被加工转化为数字档案。档案“存量”与“增量”的聚集，使高校档案规模呈现海量增长。2.档案数据结构多源异构高校档案涉及党群、行政、科研、基建、出版、财会、声像等十多个门类，基于不同业务系统产生的数据资源有结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。这些多源异构数据相互关联，共同构成了高校档案数据整体。3.档案数据价值密度低档案数据总量的扩大，最大可能地保障了档案收集的全面性，海量数据的存储能较好地保障数据的历史价值。但从利用的角度来看，与传统档案相比，更多的档案数据可能发挥不了使用价值。以视频为例，连续不间断监控过程中，可能有用的数据仅有一两秒。可见，档案数据价值密度高低与档案数据的总量成反比。4.档案数据分析处理迅速大数据核心的价值，就在于对于海量数据进行分析，为用户提供更多快速、准确的个性化服务。在大数据背景下，用户对档案利用有更高的要求，档案数据的处理速度是关键的一步。大数据技术能充分保障数据的快速处理，为用户挖掘更多真实可靠的需求信息。
二、高校档案大数据管理面临的挑战
1.对档案管理观念的挑战传统档案管理中，档案的收集、整理、保存、利用均遵循一定的价值主线展开。在资料来源上尊重全宗原则，关注档案形成的方式；档案鉴定上注重对单个文件的价值判断；保管对象上侧重对档案实体的关注；档案服务上侧重于用户对档案的查询与利用。大数据时代，档案管理观念、理论、方法、途径均发生了很大的变化。“以用户需求为中心”的档案理念将取代传统的“重保管轻利用”管理观念，人们可以不再关注档案的“为什么”，只需知道“是什么”；不必注重档案数据如何形成，只要重视档案数据怎样利用，从海量数据中挖掘出有价值的信息，进行科学预测或充分满足用户的需求。2.对档案管理技术的挑战大数据时代，档案来源的单一途径已彻底改变，几乎所有的组织、个人均能产生类型不同、结构各异的档案数据。档案管理需要借助现代管理技术有效实现对档案大数据的收集、存储、分析、利用，进而推动档案管理信息化水平的不断提升。在档案收集上，要采取更多的数据处理技术，实现档案系统管理的前端控制；在档案存储管理上，要应用更多的存储处理技术，保障数据安全；在档案利用中，要提升档案智能化服务技术，以更高效地服务用户。3.对档案数据安全的挑战传统档案安全管理，从“人防、物防、技防”三个方面注重对档案实体的绝对保护。大数据时代，档案安保“三防”原则仍未改变。与传统档案的安全保护相比，现代档案数据的安全将面临更大的挑战。这些档案数据的存储设备更易受到损坏，数据保管及读取技术更易遭到淘汰，档案数字化转换可能导致档案的原始凭证性改变，档案数据的网络安全更易遭到黑客攻击，档案电子数据面临丢失、篡改、损毁、泄密的风险日益加大。4.对档案人才的挑战大数据时代，对档案人才有了更高更新的要求。档案工作者除了要掌握档案专业知识与技能外，还要熟悉大数据知识与技术，能较好进行数据库管理、大数据分析处理等。档案管理部门要更多地培养和引进数据工程师、数据分析师、高级管理师等专门技术人才。
三、优化高校档案管理的路径选择
1.树立现代档案管理理念只有首先实现思想观念的现代化，才有档案工作的现代化。大数据时代，档案管理工作者要解放思想，更新观念，遵循人本原则，加强现代管理意识，树立大档案、大数据、大平台、大服务理念。档案工作者应积极适应档案工作知识化、社会化、网络化、人性化的需要，克服传统档案管理的惰性，实现档案工作由“重保管轻利用”到“以用户需求为中心”的管理观念转变，改变传统的“出现问题—逻辑分析—因果关系—解决方案”逆向思维模式，运用“收集数据—量化分析—相互关系—优化方案”正向思维模式，从大量的档案数据中挖掘出数据背后的隐性信息与知识，实现用户更多的个性化需求。2.推进档案信息化建设高校档案信息化建设，是指通过运用现代信息技术，不断开拓包括电子档案在内的档案资源，并不断创造新的档案信息资源利用。档案信息化建设顺应了社会发展的需要，能有效实现档案资源的数字化、信息服务的网络化、档案管理的规范化和档案资源共享的最大化。（1）搞好档案信息化基础设施建设。装备先进的档案信息网络系统和档案信息化设备，有效实现档案信息传输、交换、检索、利用。（2）搞好档案信息化资源建设。坚持大档案原则，努力实现馆藏档案的数字化和新增电子文件的收集，全力建设馆藏档案目录中心数据库、数字档案全文及专门数据库。（3）搞好档案信息化标准规范建设。在电子文件的形成、接收、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、传输、利用和管理等方面构建标准化或制度化要求，为档案信息化建设发展提供技术标准和制度保障，确保档案信息和网络运行安全。（4）搞好档案信息化利用服务建设。用户已不满足于档案数据与文件的利用，更希望能获取数据背后隐藏的信息与知识。档案利用服务产品也由传统的提供数据、文件转变为提供知识。要改进档案知识服务技术引擎，努力建设资源与学术搜索引擎、资源服务推荐引擎、知识服务社区实体行为智能分析引擎、用户知识需求预测引擎及多维度信息获取、组织、分析、决策引擎等。3.促进档案管理法治化（1）坚持档案管理的合法性原则，做到有法可依。建立健全档案管理的法律法规和技术规范，是高校档案工作的根本保障。大数据背景下，更要加大数字档案技术标准与管理制度的创建工作。在宏观政策层面，坚持国家顶层设计，构建起适应国家信息化战略的电子档案管理目标、原则、规划和法律框架；在制度和资源管理层面，有关部门应建立起科学合理、操作可行的管理制度和行动措施，对管理制度、技术标准、操作规则、数据系统等进行精细化规定。微观层面，高校要制定有关档案管理规章制度，全面规定学校档案工作管理体制、档案机构基本任务与职责、专（兼）职档案队伍建设、档案发展经费、档案设施配备、文件材料归档、电子档案接收、档案管理、档案利用与开放、档案工作考核与奖罚、档案信息化建设等。（2）坚持档案管理的合理性原则，做到因地制宜。随着社会的发展，可能出现法制滞后、法律真空的情况。在无法可依的情况下，高校应紧密结合校情，在自己的权限范围内制定具体的档案管理规则。高校因地制宜先行探索档案立法，既合理合情，又发挥了“试验田”作用，一些成功经验，甚至可能科学上升为国家立法依据。（3）坚持档案管理的发展性原则，做到与时俱进。档案管理法制化更要关注法制的公平、正义和合理性，贯彻立法的民主化原则，真正遵循档案工作内在规律，减少部门利益立法。针对档案管理中出现的各种新问题，及时推动档案法规的立、改、废，与时俱进，实现动态立法。在档案管理法制化进程中，既要坚持按法制办事，保障法制的权威执行，也要坚持法制的正确实施，加大执法监督。4.构建现代档案安全保障体系（1）健全档案安保制度。高校应在档案，尤其是数据档案的收集、整理、保存和利用上制订一整套严格的档案安保制度。定期或不定期举行档案安全教育和培训，提升职工安全意识和安全技能。层层强化安全责任，确保档案安保制度的精准实施，确保档案安全的万无一失。（2）完善档案安保设施。按“防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫、防霉、防高温、防强光”等安全标准，全力建成现代化档案库房。除了配备灭火器、驱虫药、温湿度计、空调机、除湿机等传统安保设备外，还应配备库房密集架、数字高清视频监控系统、红外防盗系统、自动灭火系统、温湿度监控系统和电子门禁系统等现代安保设施设备。建成独立可控的局域网及信息机房，配置网络安全设备、存储备份设备及高校档案管理平台。（3）强化网络信息安全。鉴于档案数据的电子化特征，网络信息安全建设应得到特别重视。高校档案馆的信息网络要设置独立的服务器，加装单独的防火墙，对网络信息进行物理过滤。档案信息化建设时，采用绝对安全的档案管理信息系统。档案数字化工作尽量由高校档案馆自己完成。条件不具备的，一定要选择经政府部门认可的档案中介服务机构作为合作对象进行数字化加工。对档案数字化内容要谨慎选择，对涉密程度很强的档案可以扫描，但不能上传到档案利用服务网络，以便从源头保证档案内容信息的安全。另外，对已形成的数字档案应进行及时实现远距离异地备份，进一步增加安全保险系数。5.加强档案人才队伍建设档案人才队伍建设是开拓档案事业的关键。大数据带来的巨大变化，在思想意识、专业知识与技术水平方面给档案工作者提出了全新的要求。档案工作者应实现从档案专门人才到复合型人才的转变，除了要精通档案专业知识外，还要熟练掌握现代信息知识和技术。档案管理人员更要具备现化档案管理知识、大数据意识与专业技能。加强高校档案人才队伍建设，主要通过两种途径：一是加大拥有现代档案知识、技术人才的引进。二是着眼于在职档案人员队伍整体素质的提升。鉴于档案工作在高校工作中的地位和影响，第二种途径是主要的方式。高校可采用继续教育、专题培训、专题讲座、学术交流、科学研究等多种多样的教育培训。通过培训，加强职业道德教育，培育爱岗敬业精神；加强档案专业知识教育，夯实档案工作基础；加强市场经济意识教育，提升服务社会意识；加强现代技术技能培训，适应大数据时代要求。总之，大数据时代，档案管理面临新的机遇与挑战。唯有进一步解放思想，加大人、财、物的投入，采用新的档案数字与管理技术，推动档案信息化和法制化进程，才能进一步持续、规范、创新、优化档案管理。
作者：李彦
第十篇：高校人事档案管理中的思考
【摘要】在现代高校人事活动中，人事档案管理工作是不可或缺的一部分，它能够为人事活动提供基础材料，人事档案的开发利用，有效促进高校发现人才，激励人才，做到对人的合理使用，在整体人事活动中起着及其重要的作用。建设团队档案管理，为高校专业人才团队与梯队的搭建提供一种平台支持，在整个学校科学管理中，在高校人事制度改革、资源重新配置中对提高高校的凝聚力和核心竟争力具有深远的意义。
【关键词】人事档案；地位；转变
在人类社会的发展过程中，档案起着不可或缺的作用，其中人事档案的作用很多学者给予了内涵一致的描述。著名学者陈谭从公共管理的角度这样描述：“人事档案作为一种公共管理工具，充分体现了国家安全与管理的有效性，它的存在为庞杂的公共事务管理和复杂的人事任免更替找到了依据，对中国几十年来经济社会发展和国家的安全稳定起到了不可言喻的作用”。同样在我国高校中，人事档案对高校的自身发展和综合竟争力的提升起着不可估量的作用。我国一大批高素质的优秀人才集聚在高校，那么，如何管理好这些优秀人才的人事档案，让档案准确有效的反应这些优秀人才的个人特点，把他们个人在教学、科研、管理活动中出色的表现，反映在人事档案材料中，为学校发展提供宝贵的材料，如何通过对人事档案的有效管理来助推高校教学、科研、管理队伍建设，做到对人的合理使用，充分激励教师的学术潜能，产出更多更高水平的高科技成果，都是非常值得探究的问题，这对档案管理人员以及档案部门的领导提出了新的要求。
1高校人事档案管理的重要性
高校人事档案是高校档案的重要组成部分之一，人事档案是对教师的学历、工作经历、家庭背景、业务能力、科研水平、思想品德、奖励处罚、工资水平以及健康状况等方面的记载。记述和反映教职工个人经历和德才表现，在高校的人事、组织等部门在选拔、培养、使用人才和引进人才时，以备考察的基本材料。而高校人事档案管理就是围绕人事档案材料的收集、鉴定、整理、保管和提供利用开展的工作，这个工作尽管不直接参与学者的教学科研实践，但在整个学校科学管理中，对提高学校的凝聚力和竟争力，确保高校健康、有序、良性运转具有重要意义。首先是在高校人事管理工作中，档案材料能够为激发教职员工的科研能力提供依据。随着国家人事聘任制度的深化，高校学者作为学校重要的人力资源，其流动性日益增强，学者与学校之间灵活配置的新机制日渐形成。只有将最优秀的人才与最具挑战性的职位搭配起来，高校学者的专业优势与潜能才可能得到充分地激励与开发。其次是高校人事档案工作能够推进人才的高效流转。在一切学校管理要素中，人，尤其是高层次知识分子、高精尖学者，是最具膨胀力、能动性与发展后劲的管理要素，是将所有物资资源、信息资源、人力资源整合起来，使之发挥最优化现实效能的重要要素。人事档案管理作为高校管理的基础工作，是学校比较竞争力迅速提升的根本依托，。再次是通过对人事档案信息化管理工作的有效开展，科学完善人事档案特别是教师档案信息系统，让人事档案合理利用，为学校人事决策工作提供客观、准确的信息保障，推进高校人才管理工作的高效能运行。可以说，高校人事档案管理工作是学校科学发展不可或缺的基础信息系统。
2人事档案在高校管理中的地位决定了对人事档案管理的新要求
随着国家人事制度改革的深化，高校人事制度改革和人才资源的合理配置也在不断深化和完善，人事档案管理工作要适应当前的工作形式，要想在人事制度的改革中发挥自身职能，就必须改变思路，从以下三个方面改变人事档案工作重点：2.1人事档案管理材料的内容从“人事档案”向“人才档案”的转变在传统的人事档案材料整理基础上，由简单记录高校教师的个人基本信息、学历、工作经历、年度考核、职称、工资信息等，这种个人基本信息的汇集，增加高校教师的本科、硕士及博士学习研究内容、专业变更情况、在工作中的主要研究方向和教学专业方向、完成的科研教学工作及成就、发表论文和项目获奖等重要信息纳入人事档案之内，增加对教师人才的特长与优势方面的档案信息，使之适合国家人才发展战略的要求，充分发挥人事档案对人才个人专业成长的激励功能的要求，使人才档案成为辅助高校教师人才成长规划的重要辅助工具。2.2建设优秀人才团队的档案管理在高校中有形形色色的团队，如教学团队、学术团队、科研团队等，他们对知识生产与学术创新最具促进效能，高校发展依靠的就是人才个体间的协作与协同功能的发挥，因此，高校人事档案管理工作的重点也应该由以“个人为主”向“团队为主”的方向转变。在人事档案建设中，建设校内的学术组织或教学组织团队档案，一方面能显现各个团队的教学、科研能力，为各个团队的人才队伍建设政策提供材料；另一方面通过整个团队的档案材料，显现这些团队的人才梯队状况，为各个学术组织、教学组织的人才建设提供参考信息，促进各团队的健康发展。2.3将人事档案管理参与到高校人才管理工作中长期以来，人事档案管理工作在高校中一直处于无人重视的地位，只能在教学、人事活动发生后，做一些收集资料与信息记载等类似“秘书”性质的工作，它为学校人才资源的汇聚与人才内力的释放提供的数据与信息支持，以及它本身具有的先导功能不能在学校人事管理及发展中发挥。不能让它为学校教师人才的合理、有序、正向流动提供保驾护航的本职功能得到发挥。学校人才选聘与发展规划，应以人事档案管理工作为基础，让“人事档案”参与学校人才政策的制定，真正以现有人才队伍为基础，开展学校人才引进工作，也就是在以现有人才档案为依据，编制与审核学校年度人才引进计划。这样通过把现有人才档案和团队人才档案材料反馈给学校决策人员，使得学校人才建设工作基于校情之上，最大化地提升学校人才组合配置、人才选聘、引进工作的效能。
3实现高校人事档案科学管理的途径
3.1领导重视在我国高校领导权力和地位不可忽视，一个部门的地位和重要性除了自己的努力以外，更重要的是取绝于这个部门在学校整体工作布局中的位置，取绝于这个部门在学校整体工作中所处的次序。而学校工作整体上的布局是领导决定的。一个学校的人事活动，人事档案管理工作能否提供现有的人才资源情况，让现有的人才档案做为基础，为学校引进人才计划的编制做参考和依据，这些不是人事档案工作人员可以决定的，人事档案工作人员只能提供给学校领导，由领导决定，因此，人事档案管理的作用能否发挥，不仅取决于工作人员的工作态度和工作水平，更大程度取决于领导对人事档案管理的重视度。3.2资金投入在高校中诸多工作都已经实现信息化处理，人事档案管理工作也急待于信息化建设，在高校整体工作的信息化平台上，实现共同管理，让人事档案的利用更为便捷和科学，真正发挥人事档案管理的作用，使得档案不只是收集在档案柜里，而是分级利用。这就需要将人事档案管理在传统的实物管理基础上，进行信息化处理，学校就要投入必要的设备，引进《全国组织人事管理信息系统》，让人事档案工作人员有条件开展信息化处理工作。通过收集、整理人事档案信息，科学建立人事档案电子档案，准确提供班干部电子档案利用，让人事档案的开发和利用工作落到实处，为学校引进人才、利用人才提供依据，让学校的人才工作基于校情之上，最大化的提升现有的人才资源配置，切实有效的促进学校综合竞争力的提升。
作者：王剑 单位：西安财经学院人事处
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