1将信息技术引入档案管理的意义
1.1提升档案管理效能
目前，传统的人管档案已经难以适应时代发展大的新要求，需要引入信息技术推动档案管理工作日益规范化、现代化。积极运用信息技术，建立档案数据库及其链接，不仅能够使单位内部人员根据关键词或者代号快速找到所需档案，还能实现单位之间档案共享，及时快捷的实现单位间档案互调，从而提高档案工作效率。信息技术除快捷外，最重要的是能及时更新，这不仅可以促进工作人员及时警醒自身，还能使领导更清晰的掌握工作人员日常工作状态，极大推动档案管理工作及各项工作良性协调，提升档案管理效能。
1.2促进档案数据整合和优化
档案本身较为繁杂，尤其是人事档案涉及人的基本情况、家庭状况、学校表现、奖惩情况等，仅靠传统的人管档案很容易导致档案分类混乱交叉甚至是丢失。惟有运用信息技术将档案输入计算机，而后进行融合与分析，实施规范化管理，分析原有的工作人员档案，及时输入其新的档案，并将二者进行对比，删去已淘汰档案、剔除重复档案、增加新的内容，总结档案管理规律，促使档案管理工作适应时代发展要求，提高工作效能。随着科技的发展，基本可以实现数据库的自动整合与更新，既节省劳动力又方便快捷，大大提高了档案管理工作效率，实现档案的及时整合与优化。
2着力推进事业单位档案管理信息化的对策建议
2.1着力加强档案管理的“硬件”建设
强化“硬件”建设，是着力推进事业单位档案管理信息化的保证。要继续加大对硬件设施的投入力度，如计算机、数据库、存储设备等，为建立信息化的档案管理提供物质基础。选择性能较好的硬盘等存储设备，确保档案资料能够有效存储。充分考虑到事业单位档案具有连续性的特征，坚决避免档案顺序颠倒，做好旧档案的整理工作，实现档案的合理归档，促进档案资料库不断完善，为推进档案信息化建设打下坚实的基础。着力创新档案管理方法，积极应用新技术，在确保纸质档案安全高效的前提下，扩大电子档案的应用范围，充分发挥电子档案的作用。
2.2加快推进文档一体化建设
建立一体化文档，是着力推进事业单位档案管理信息化的关键。针对当前事业单位存在文档分离的现象，要大力推行文档一体化，彻底杜绝工作重复的现象，切实把日常文化和档案统一起来，做好文件管理的事前控制，从源头上提高档案的质量，促进档案功能得到有效发挥。继续抓好信息源头的梳理的控制工作，彻底改变文档分离的难题，应用现代信息技术实现文档一体化。选择优质的文档一体化软件，确保在文件形成之初就有档案工作的介入，有效避免档案文件丢失所带来的损害。组织相关人员研究档案一体化管理，有效化解电子档案带来的新情况和新问题。
2.3切实提升档案管理人员的素质
提高档案管理人员素质，是着力推进事业单位档案管理信息化的重点。档案管理工作人员是否具备专业的技能，决定着档案管理信息化建设的成败。要认真落实“以人为本”理念，根据单位档案管理工作人员实际情况，加快制定相应的培训计划。积极举办培训班和讲座，不断强化工作人员的技能培训，如计算机操作、档案信息化系统的使用、存储设备的保护等，切实增强培训的针对性和实效性，增强员工操作档案信息化系统的技能。合理设置培训课程，多讲与实际工作紧密结合的课，增加动手操作课程的课时，坚决避免讲授空洞乏味的理论。把培训考核结果与档案管理工作人员晋升、福利挂钩，切实提高培训实效。建立档案管理培训网络交流平台，使档案管理人员在相互交流、学习中，不断掌握新信息、增长新本领。
作者：常文娟 单位：山东省胶东调水局东营分局
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